Насколько этично следить за рабочими компьютерами сотрудников?

Управлять компанией эффективно – значит, быть в курсе всего происходящего. С этим вряд ли кто поспорит. С другой стороны, быть под прицелом камер видеонаблюдения, специализированного софта, который расскажет руководителю, чем занят каждую минуту рабочего времени сотрудник, – не многим подчиненным нравится, а зачастую вызывает негативные реакции. Насколько этично следить за рабочими компьютерами сотрудников, и насколько это позволительно с точки зрения закона? Как соблюсти разумную грань в вопросе мониторинга рабочего времени персонала? Как организовать систему контроля трудовых часов, чтобы не вызывать негатив, и все оставались довольны результатами? Обо всех тонкостях спорного вопроса – наша сегодняшняя статья.

Нужно ли контролировать сотрудников?

Рабочее время сотрудника принадлежит работодателю. Зарплата – это по сути гонорар за часы, которые работник тратит не по своему усмотрению, а на выполнение определенных обязанностей. Казалось бы, этого достаточно, чтобы на вопрос, нужно ли контролировать сотрудников, однозначно ответить “да”.

Но у желания знать, чем занимаются подчиненные в установленные внутренним распорядком компании часы, есть и другие причины.

По данным специалистов в области информационной безопасности, в каждой компании ежемесячно фиксируют не меньше 25 случаев внутренних нарушений. Только вдумайтесь: инциденты происходят чаще одного раза за рабочий день! Среди них самые распространенные:

• нерациональное использование рабочего времени – 34%;
• утечки информации – 22%;
• поиск работы – 17%.

А это – самые болевые точки любого управленца, каждая из которых грозит бизнесу крахом.

Правовые аспекты слежения за компьютерами персонала

С точки зрения закона работодатель не просто имеет право, а обязан вести учет рабочего времени. Об этом говорит статья 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Тот же закон велит сотруднику добросовестно исполнять свои трудовые обязанности.

Казалось бы, все предельно ясно. Но в то же время российское законодательство не разрешает никому читать чужую переписку. Статья 23 Конституции РФ гарантирует каждому право на личную неприкосновенность: телефонные переговоры, почта, сообщения в мессенджерах – все это попадает под защиту, и раскрывать эти данные можно только на основании судебного решения. Иначе в силу вступает статья 138 Уголовного кодекса России, в соответствии с которой за нарушение тайны личной переписки грозит как минимум штраф, как максимум – лишение свободы.

В то же время на защиту интересов работодателя встает и еще один закон – “О коммерческой тайне”, согласно статье 10 которого владелец компании может предпринимать меры по охране особо важной для бизнеса информации.

Поэтому прежде, чем организовать систему мониторинга действий персонала на своих рабочих местах, нужно соблюсти все юридические моменты. В первую очередь – сообщить коллективу, что каждый работник попадает под наблюдение. Зафиксировав это документально, можно избежать многих недоразумений и разбирательств в судебном порядке. Что еще стоит отразить во внутренних документах компании:

• обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, которую в организации относят к разряду коммерческой тайны;
• запрет на использование техники компании в личных целях;
• право собственности компании на всю информацию, которую обрабатывают с использованием корпоративной техники;
• информацию о наличии средств мониторинга в IT-инфраструктуре компании;
• письменное согласие сотрудника на осуществление мониторинга действий за компьютерами.

Отношение сотрудников к контролю

Если с законодательством все вполне понятно, то с этической точки зрения дело обстоит далеко не так просто. Несмотря на то, что к пропускным системам на входе и видеонаблюдению в помещениях многих компаний все давно привыкли, новость о том, что контролировать собираются каждую минуту за рабочим ПК, чаще воспринимают негативно. Сотрудники не хотят, чтобы свободу их действий ограничивали, поскольку статистика неумолимо свидетельствует: далеко не сразу в обозначенный трудовым договором час работник приступает к выполнению прямых обязанностей, далеко не все 8 положенных часов полностью отдается работе.

Диаграмма поисковых запросов показывает, что:

• минимум час в начале рабочего дня сотрудники тратят на решение личных вопросов;
• в течение рабочего времени сотрудники стараются сделать личные дела, которые “маскируют” под трудовые – оформление документов, пособий и т.д.;
• ближе к концу дня настроение сотрудников становится все больше нерабочим – количество запросов на игры, рецепты и развлекательный контент увеличивается.

Как раз, когда есть риск, что руководитель узнает истинную картину трат времени, появляется возмущение относительно систем отслеживания, моральное напряжение растет, уровень стресса повышается. Но если посмотреть на вопрос мониторинга рабочего времени отстраненно, то становится ясно: грамотное наблюдение вовсе не равно жесткому контролю.

Контроль с помощью автоматических систем

Автоматические системы контроля рабочего времени на сегодняшний день признаны самым эффективным способом наблюдения за использованием ресурсов компании. Они помогают выявить “слабые места” и малопродуктивных сотрудников, принимать правильные управленческие решения и минимизировать риски в достижении глобальных целей компании.

Функционал подобных систем обширен, они могут включать в себя:

• доступ к потоковому видео с любого рабочего компьютера компании;
• запланированную периодическую фиксацию экранов мониторов;
• работу в скрытом режиме;
• управление камерой и периферийными устройствами ПК;
• кейлоггеры, которые фиксируют каждую букву, которую пишет сотрудник на клавиатуре и т.д.

Как не переступить грань в слежке за сотрудниками

Вопрос состоит в том, насколько необходим весь этот функционал, насколько полезным он будет для оценки эффективности работы команды, не будет ли это лишним и не вызовет ли отторжения у коллектива.

Увидеть, что получить результат от контроля и при этом не переступить грань в слежке за сотрудниками, позволяет пример программы CrocoTime:

• автоматическая система работает незаметно для сотрудника – не тормозит работу компьютера, но при этом агент не скрывается. В случае необходимости есть вариант отключить сбор статистики. Только и сам работник понимает, что отключение отнимает у него показатели, а потому не заинтересован в выключении программы;
• программа фиксирует отклик от периферийных устройств. Если в течение 5 минут нет использования клавиатуры или мыши, система отметит факт простоя. Но какие именно буквосочетания набирает сотрудник – здесь не важно;
• CrocoTime акцентирует внимание на заголовках открытых окон или приложений. Это значит, что программе достаточно знать, какой сайт открыт, чтобы отнести его к продуктивным или непродуктивным, исходя из настроек для конкретного сотрудника или целого отдела;
• здесь нет надобности подсматривать или подслушивать. Чем занимался сотрудник в трудовые часы покажет фотография рабочего дня, которая формируется на основе собранных данных.

Таким образом, волнения коллектива относительно того, что под угрозу ставится личная неприкосновенность, можно погасить, всего лишь объяснив и показав на практике возможности системы контроля рабочего времени.

Лояльный учет рабочего времени

Лояльный подход к учету рабочего времени – это, в первую очередь, способ, который не демотивирует сотрудников, не накаляет обстановку в коллективе, а, напротив, позволяет всем сторонам трудовых взаимоотношений увидеть плюсы подконтрольного подхода к расходованию ресурсов. Главные цели, которые ставит перед собой программа CrocoTime:

• определить, насколько рационально сотрудники используют рабочие часы;
• выявить “слабые места” в организации взаимодействия структурных подразделений компании;
• выяснить, какие отделы являются наиболее “проблемными” и по каким причинам;
• оценить распределение нагрузки среди персонала;
• увидеть, насколько сотрудники соблюдают трудовую дисциплину;
• отследить уровень эффективности каждого сотрудника.

Принципиально важное отличие программы состоит в том, что она не вторгается в личное пространство персонала. Из функционала исключены:

• скриншоты экранов;
• записи аудиозвонков;
• видеоподключение к монитору;
• просмотр почты и мессенджеров.

При этом к важным опциям программы, которые формируют лояльное отношение пользователей, можно отнести:

• интеграцию с календарями, IP-телефонией и CRM- и кадровыми системами. Это значит, что в случае, когда программа не фиксирует отклики от периферийных устройств, но сотрудник в это время занят переговорами по телефону или встречей с клиентом, время все равно будет считаться рабочим и таким зафиксируется в системе;
• непредвзятость. Данные собираются автоматически, подделать их невозможно, а значит, статистика становится объективным основанием для принятия управленческих решений, оптимизации трудового процесса и поводом для поощрения;
• открытость данных. У руководителя есть возможность дать доступ к личной статистике каждому сотруднику. Это наглядно покажет, где “пики” активности, а где продуктивность человека “просела”, что отнимает драгоценные минуты рабочего времени, и сделать выводы;
• готовая аналитика. Это значит, что руководителю не нужно тратить дополнительные часы на анализ показателей, позволяя отдавать больше времени решению стратегических вопросов.

Контроль в таком виде перестает быть устрашающим, не накаляет обстановку внутри коллектива и позволяет получать пользу от мониторинга рабочего времени и руководителям, и самим сотрудникам.