Пандемия изменила реальность полностью. Коснулась и организации рабочих процессов. Но если в самом начале этой истории ради того, чтобы выжить, компаниям приходилось спешно учиться работать в дистанционном режиме, то теперь многие практикуют гибридный подход, который предоставляет право выбора сотруднику: трудиться в офисе, удаленно или совмещать офлайн- и онлайн-режим. В чем плюсы и минусы каждого варианта, и как организовать свою работу в офисе и на дому – выясним в этой статье.
Офис или работа на дому
Настало то время, когда выбор возможен. И для руководителей бизнеса, и в большинстве случаев для персонала. И у работы в офисе, и у удаленки есть свои плюсы и минусы. Обо всем по порядку.
Плюсы и минусы работы в офисе
Работа в офисе – вполне себе привычная реальность, от которой, тем не менее, многие успели отвыкнуть.
Что хорошего в офисе:
- нормированный рабочий день и четко установленные перерывы.
Прийти к 8 утра, уйти по звонку в 17:00 с чистой совестью. Часы показали, что рабочий день окончен, можно не отвечать на телефонные звонки по корпоративным вопросам, не заходить в рабочий чат. Обед в установленное время помогает соблюдать режим питания; - уже готовое рабочее место.
Наличие техники, мебели и поддержание всего в рабочем состоянии – забота работодателя. Персоналу нужно только приходить вовремя и выполнять свои обязанности;
- социализация.
Как ни крути, а человек – существо социальное. Присутствие в офисе закрывает тягу к общению; - простота коммуникаций.
Решать рабочие вопросы в офисе получается гораздо быстрее и эффективнее. Всегда можно подойти к коллеге или необходимому специалисту, чтобы получить ответ здесь и сейчас. Или можно организовать быструю «летучку», чтобы обсудить ключевые моменты; - мотивация.
В офисе всегда есть ощущение, что за тобой приглядывает начальник, не хочется выглядеть хуже коллег. Сама атмосфера настраивает на рабочий лад.
Какие минусы:
- излишняя бюрократизация.
Чтобы решить незначительные, но требующие времени личные вопросы – дождаться мастера для экстренного коммунального ремонта, сходить на родительское собрание или в поликлинику, приходится ставить в известность начальство и договариваться с коллегами, чтобы подменили;
- риск заражения.
Этот вопрос в контексте происходящего в мире – не самый последний. Нахождение в коллективе провоцирует повышение риска заболеть. Если добавить сюда перемещение на работу на общественном транспорте, то, пожалуй, в разы; - время на дорогу.
По средним подсчетам у офисного сотрудника уходит на то, чтобы добраться до работы, два часа в день. За неделю при пятидневной работе получим 10 часов, за месяц – 40. По статистке человек бодрствует примерно 16 часов в сутки, значит, в месяц офисный персонал тратит 2,5 дня, которые мог бы использовать, например, для отдыха или других полезных занятий; - финансовые затраты.
Увы, проезд в маршрутках не бесплатный, автомобили тоже требуют вложений. Подсчитать, сколько денег уходит на транспортные расходы, несложно, ориентируясь на расценки в каждом конкретном населённом пункте.
Плюсы и минусы работы на дому
Работа на дому стала российской реальностью в крупных масштабах не так давно. По сравнению с зарубежной практикой, можно сказать, home—office только начал свое развитие на отечественном рынке труда. Спустя год после первого массового опыта вынужденные удаленщики обозначили свою позицию.
Среди плюсов называют:
- экономию на проезде и питании – половина опрошенных.
Когда дом – он же офис и нет необходимости добираться до рабочего места сквозь весь город, выгода очевидна. Приготовлением еды и без того занимаются в каждой первой российской семье; - снижение риска инфицирования – 39%.
В силу не спадающего напряжения эпидемиологической обстановки в стране плюс для многих существенный; - отсутствие привязки к месту.
Достаточно лишь стабильного интернет-подключения, чтобы выполнять свои рабочие обязанности, откуда сотрудник будет выходить на связь, по большому счету, работодателя не волнует; - отсутствие отвлекающих факторов, свойственных офису – без малого треть респондентов.
Нет шумных, разговорчивых коллег, постоянных совещаний и планерок в офлайне, которые отнимают массу времени;
- больше свободного времени – 23%.
Это как раз связано с отсутствием необходимости ездить в офис. Проснуться можно ближе к обозначенному старту работы или, находясь дома, заняться личными делами еще до наступления непосредственного рабочего времени;
Среди минусов выделяют:
- ненормированный рабочий день – почти 40% респондентов.
Границы рабочего дня размываются, встать из-за компьютера (читайте: уйти с работы) вовремя сложно. Кажется, вот сейчас еще 5 минут на важный ответ, проект и все. Но, как правило, не тут-то было; - необходимость сочетать рабочие и домашние дела – больше 30%.
Это все про те же границы. Домашние обязанности никто не отменяет. Тут есть риск либо совсем забросить быт, либо, наоборот, пытаться успеть в рабочие часы сделать все по дому; - проблемы в коммуникациях с коллегами – еще почти 30%.
Получить ответ быстро не всегда возможно. В мессенджерах сообщения теряются, рабочие чаты тонут среди дружеских и семейных переписок;
- нехватка живого общения – 27%.
Социализация однозначно страдает при удаленке; - отвлечения на детей, супругов, питомцев – больше четверти опрошенных.
Дом для многих эмоционально – семейная среда. Сказать: «Я сейчас занят, я работаю» не так просто, как может показаться. Особенно детям. И домашним животным – тоже.
Добавим сюда необходимость самостоятельно позаботиться об организации рабочего пространства – 63% удаленщиков не располагают личным кабинетом в своем жилье, и работа из дома уже кажется не такой радужной перспективой.
Однако почти 2 года пандемии доказали, что наладить работу распределенной команды можно.
Организация работы сотрудников
Организация работы удаленных сотрудников ложится на плечи руководителя. Среди персонала, конечно, найдутся и те, кто самостоятельно будет искать способы и инструменты, чтобы повысить свои эффективность и комфорт в рамках home office. Но, к сожалению, таких меньшинство. Поэтому управленцу не стоит тешить себя надеждой, что, приняв решение о переходе на дистанционное взаимодействие, можно не думать о рабочих местах и инструментах для выполнения обязанностей персоналом.
Хорошая новость есть: организация работы сотрудников в офисе и на дистанционке в современной реальности мало чем отличаются друг от друга. Удивительно, но это так.
Рабочее место персонала
В офисе у каждого сотрудника есть рабочее место, оснащенное в соответствии с его обязанностями. В наборе, как правило, стол, кресло, компьютер и минимальные периферийные устройства. Плюс, если требуется, принтер, сканер и т.п. Все это должен предоставить по закону работодатель. И никто этому не удивляется.
Новый закон об удаленной работе прописал все тонкости и обязал работодателей обеспечивать своих сотрудников при дистанционном взаимодействии всем необходимым. Но дело даже не в букве закона. В комфортных условиях подчиненный однозначно будет более продуктивным. Поэтому при переводе офисного сотрудника на новый формат можно отдать его офисный «инвентарь» на дом, при приеме на работу удаленного сотрудника поинтересоваться, все ли у него есть в наличии для выполнения профессиональных задач.
Программы и сервисы
Программы и сервисы нужны не только для удаленки. Современные решения в первую очередь закрывают вопросы эффективных коммуникаций, повышения продуктивности и правильного планирования. В ТОП программ, которые решают все эти задачи и используются в равной степени на дистанционке и в офисе:
- корпоративные календари. Помогают планировать встречи, планерки, летучки, распределять переговорные комнаты и конференц-залы;
- программы для управления проектами. Позволяют ставить задачи, назначать ответственных и соисполнителей, определять дедлайны и отмечать этапы работы над проектом. Одним словом, помогают не упустить важных деталей на пути к цели;
- корпоративные мессенджеры. Отличаются от общедоступных другим уровнем безопасности, однако и привычные варианты используют многие компании. В них, как правило, создаются чаты по проектам или командам для быстрой связи. Для повышения уровня коммуникации определяют регламенты ответа – в какой срок нужно отреагировать на сообщение. Здесь же находится место для неформального общения, первоочередная роль «болтаток» – дать выплеск эмоциям персонала, не засоряя чаты с рабочими вопросами;
- сервисы для видеосвязи. В последнее время набирают все большую популярность даже в офисной среде, причина тому – высокий темп жизни.
Особое место в списке занимают программы контроля. Руководители задаются вопросом, чем занимается персонал в рабочие часы не только по отношению к удаленным сотрудникам, но и к офисным. Подобные сервисы стали дипломатичным и уважительным способом отслеживать эффективность работы команды компании, не заглядывая через плечо и не отвлекая постоянными требованиями предоставления отчетов. Одна из популярных систем – CrocoTime, которая отличается своей лояльностью по отношению к персоналу: программа не делает скриншотов и видеозаписей экрана, не перехватывает почту, не проверяет чаты, не подслушивает аудиопереговоры, но при этом:
- отмечает начало и окончание рабочего дня в зависимости от включения компьютера или ноутбука. Здесь все продумано: для офиса может интегрироваться с турникетами, для удаленщиков, работающих на личной технике, есть возможность отключать агент мониторинга, когда ПК переходит в использование по нерабочим вопросам;
- показывает общее число отработанных часов за день/неделю/месяц;
- разделяет рабочее время на продуктивное и непродуктивное, позволяя видеть, когда сотрудник максимально настроен на работу и эффективен, а когда переживает трудовые спады;
- фиксирует используемые в рабочее время ресурсы – сайты и приложения, разделяя их на профильные и непрофильные, из чего можно сделать вывод, что является отвлекающими факторами;
- показывает загруженность сотрудника и сравнивает нагрузку работников на одинаковых должностях, помогая грамотно распределять задачи и обязанности в команде.
Все это актуально в равной степени и для офиса, и для дистанционной работы. Вне зависимости от условий сотрудничества руководитель ждет от подчиненных отдачи и ответственности. CrocoTime – универсальный инструмент, который помогает организовывать рабочие процессы и анализировать успехи команды в целом и каждого ее участника в отдельности.