Больше не хотите оплачивать рабочее время сотрудников, которое они проводят в Фейсбуке, Вконтакте, Одноклассниках или других развлекательных сайтах? Контролируйте компьютеры сотрудников и ведите учет рабочего времени сами. Как это сделать, читайте в статье.
В семи пунктах мы расскажем о том, на что обратить внимание при выборе системы учета рабочего времени, чтобы она стала помощником, а не проблемой для компании.
Программы мониторинга рабочего времени призваны показать, сколько трудовых часов в компании тратится впустую. Но, вспоминая известную рекламу, отметим – “не все системы одинаково полезны”. Если при выборе системы, вы можете утвердительно ответить на следующие 7 вопросов, смело используйте программу, она станет вам надежным помощником.
1. Достаточно ли производительности для мониторинга всех сотрудников?
Для того, чтобы предоставлять статистику, системам учета рабочего времени необходимо обрабатывать большой объем данных. Накапливаясь из месяца в месяц, этот объем растет, увеличивается вместе с количеством сотрудников. Алгоритмы расчета статистики сложны и современные системы контроля времени, как правило, не способны обрабатывать данные более чем по 50 сотрудникам в месяц. Это делает невозможным их использование в крупных компаниях.
CrocoTime – стала первой системой учета рабочего времени, ориентированной на компании среднего и крупного бизнеса. Она создавалась под потребности больших организаций и отвечает им не только в части быстродействия (отчет по тысяче сотрудников строится менее чем за секунду), но и в части функционала. CrocoTime пользуются крупные компании из России, Казахстана, Украины, Белоруссии, Киргизии, Израиля, Молдовы.
2. Может ли сотрудник отключить мониторинг или повлиять на его корректность?
Сегодня многие системы учета рабочего времени решили проблему самовольного отключения мониторинга работниками. Пользователь, на компьютере которого установлена программа, не может скрыть нецелевое использование рабочего компьютера или удалить агента, не имея прав администратора.
Однако, в некоторых системах есть другая проблема – так называемый учет оффлайн активности. Такой контроль основан на вводе отчетных данных сотрудниками. Если сотрудник отлучился из-за компьютера, он должен внести в систему информацию о том, чем он занимался. И здесь 2 главные проблемы: во-первых, не все сотрудники будут предельно “честны” с системой, во-вторых, постоянное напоминание о контроле будет не только отвлекать, но и раздражать их, отнимать их время.
“Какая бы не была система контроля, она должна удовлетворять двум главным критериям: 1) Сотрудник не должен никаким образом отвлекаться (даже на секунду) на поддержание работоспособности этой системы 2) Система никоим образом не должна мешать рабочему процессу или «притормаживать» его,” – выражает мнение Юрий Кузьменко.
В CrocoTime выбран вариант мониторинга, в котором работник не может “скорректировать” статистику в свою пользу. Кроме того, система не будет отвлекать его, постоянно напоминая о себе.
3. Есть ли расчет продуктивного/непродуктивного времени?
Чтобы понять, насколько серьезными должны быть принимаемые меры, нужно иметь в распоряжении точные цифры потери рабочего времени. Но вместо итоговых цифр системы могут предоставлять скриншоты и набранные тексты, а могут считать, например, количество кликов и нажатий клавиш. Увы, на основе таких данных нельзя понять, сколько точно времени было потрачено на социальные сети и развлекательные ресурсы.
Система учета рабочего времени CrocoTime мониторит время использования приложений и сайтов. При установке системы приложения и сайты группируются по категориям, которым задаются параметры продуктивно/отвлечения. На основании этих данных программой формируются наглядные отчеты, где четко видно, сколько времени сотрудник работал с продуктивными приложениями и сайтами, а сколько потратил на отвлечения. Причем время работы с программами определяется с точностью до секунды.
4. Есть ли расчет статистики по отделам?
Начинать анализ рабочего времени удобнее всего с подразделений, чтобы сразу увидеть проблемные отделы и принимать меры не к каждому работнику отдельно, а обсудить ситуацию с руководителем отдела.
CrocoTime – первая система контроля рабочего времени, в которой реализован расчет показателей для отделов. Вкладку подразделения можно разворачивать по сотрудникам прямо на месте. Это экономит время на переключении экранов и восстановлении хода мыслей. Не будет необходимости вспоминать какой отдел смотреть следующим. Кроме того, можно быстро отсортировать отделы по непродуктивному времени.
Чтобы понять, как именно расходуется время в подразделении, можно запросить суммарную статистику по программам. Это, например, позволит оценить, какова доля социальных сетей или развлекательных сайтов в общем времени.
5. Есть ли возможность задания рабочего графика?
Многие компании не склонны наказывать персонал за общение в социальных сетях в обеденный перерыв или после работы. Применительно к системам контроля рабочего времени это возможно, только если программа позволяет задавать рабочий график. В этом случае появляется возможность отдельного учета рабочего и сверхурочного времени.
Кроме того, многие компании позволяют своему персоналу нецелевую активность в рабочее время, но только в том случае, если они наверстают это после работы. Иными словами они сравнивают непродуктивное регламентное время и продуктивное сверхурочное.
Не все работники компании имеют одинаковый график работы, поэтому важно иметь возможность настройки индивидуальных графиков. В системе контроля рабочего времени CrocoTime можно создать именованные графики работы, и потом назначить их необходимому персоналу.
6. Есть оповещения о нарушениях?
Нарушения рабочего регламента – вещь совсем не редкая. Сотрудникам необходимо отвлекаться, чтобы переключиться с задачи на задачу или отлучаться с рабочего места. Но если они происходят регулярно и занимает длительное время, то потери компании могут быть значительными.
В системе CrocoTime предусмотрены оповещения о нарушениях, которые автоматически отправляются на электронную почту руководителя. Это экономит время последнего, а также помогает своевременно реагировать на опоздания работников, длительную нецелевую активность. Рассылку о нарушениях можно также назначить ответственным сотрудникам (заместителям).
7. Можно проверить достоверность статистики? Увидеть конкретные периоды использования программы?
В некоторых организациях за нецелевую активность начисляются штрафы (лишение премий). Тут-то и начинаются споры о том, что система неправильно подсчитала активность какого-либо сотрудника. Сотрудники отказываются признавать, что провели в социальных сетях или деловых порталах так много времени. Решить этот вопрос можно довольно просто. В отчетах программы вы можете показать сотруднику, в какой день и сколько конкретно времени он провел на том или ином сайте.
Кроме того, полезно знать также и периоды отсутствия работника у компьютера, чтобы избежать чрезмерных перекуров. Система учета рабочего времени CrocoTime предоставит как общее время, так и конкретные периоды некомпьютерного времени.
Итог
При создании системы учета рабочего времени CrocoTime мы задавали себе те же вопросы и постарались учесть все нюансы, используя опыт предыдущих разработок. Мы реализовали в системе дипломатичный контроль работы сотрудников, в то же время подходящий и удобный для больших компаний.