Система учета рабочего времени сотрудников – тренд в бизнесе. Эффективное использование рабочих часов, объективное расходование фонда оплаты труда, довольные клиенты, поскольку задачи выполняются вовремя и дедлайны никогда не «горят». Как автоматизировать учёт рабочего времени, чтобы повысить конкурентоспособность – разбираемся в этой статье.
Эффективное использование рабочих часов сотрудниками – мечта руководителя каждой компании. Однако мечта чаще всего так и остаётся мечтой: подчинённые находят массу поводов отвлечься от своих обязанностей. По результатам опроса, 77% российских специалистов тратят на посторонние дела до двух часов рабочего времени. Казалось бы, не так много, но, если учесть, что стандартный рабочий день – 8 часов, получается, четверть времени, которое по договору принадлежит работодателю, проходит бесполезно для компании.
Вопрос не стоял бы так остро, если бы потраченные на личные нужды минуты не пришлось оплачивать. А что ещё важнее – это не отражалось на имидже бизнеса, ведь просроченные задачи, затянутые сроки проектов сказываются на удовлетворённости клиентов и, как следствие, на конкурентоспособности.
Выход один – контролировать и точно учитывать рабочее время. Не для галочки, потому что учёт рабочего времени – обязанность любого работодателя, а качественно и с пользой для бизнеса.
Способы контроля и учета рабочего времени
При всей обязательности ведения учёта рабочего времени, закреплённом в Трудовом кодексе России, конкретный способ закон не указывает. Поэтому каким образом собирать статистику трудовых часов – решают в организации самостоятельно. Самые распространенные способы контроля и учёта рабочего времени:
-
бумажный/журнальный.
Учёт ведут на бумаге, способов масса и зависят они, пожалуй, только от фантазии. Сотрудники могут самостоятельно указывать время прихода и ухода в журналах. Но кто не расписывался «задним» временем? Для большей объективности в организациях могут возложить эту обязанность, например, на вахтёра, который будет собственноручно отмечать каждого сотрудника. Или отметки будет делать начальник отдела/кадровой службы и так далее. Но кто не просил по дружбе/за приятный презент/комплимент внести в бумаги нужные данные? Одним словом, человеческий фактор, а точнее взаимоотношения, никто не отменял;
-
турникеты.
Этот способ контроля рабочего времени можно назвать начальной стадией автоматизации. У каждого сотрудника есть пропуск, прикладывая который в системе автоматически ставится отметка о времени посещения рабочего места. Среди рисков – кто не просил приложить пропуск за коллегу?
-
биометрические терминалы.
Следующая ступень. Такие терминалы используют в качестве пропусков индивидуальные черты каждого сотрудника – чаще всего отпечаток пальца или скан радужки глаза. Безусловно такой вариант внимает вопрос «подлога» пропуска, однако даже точное время присутствия на работе ещё не даёт понимания, чем именно в рабочие часы занимаются сотрудники;
-
трекеры времени.
Это уже несколько другой подход к учёту рабочего времени. Тайм-трекеры, которые устанавливаются на ПК специалистов. На стационарных компьютерах подобные инструменты, как правило, должен запускать сам сотрудник, начав выполнять задачу. Вроде бы, картина распределения рабочего времени проясняется, но кто мешает включить трекер и заниматься личными вопросами?
-
отчётность.
Эта мера может быть основной или дополнительной к другим способам учёта рабочего времени. Каждый сотрудник в заданной периодичностью обязуется сдавать отчёт о проделанной работе руководителю. Насколько детальным будет отчёт – решают на уровне организации. Но стоит учитывать, что это становится дополнительной нагрузкой на персонал и руководство. Одни должны вовремя составлять и сдавать документ, другие – читать и анализировать;
-
системы учёта рабочего времени.
Самый современный способ контроля и учёта рабочего времени. Такие системы берут на себя задачи турникета, тайм-трекера и отчётности одновременно, предоставляя максимально объективные данные о занятости специалистов благодаря автоматическому сбору информации.
Какие документы нужны для учета?
Для учёта рабочего времени нужна масса документов: графики отпусков, листы нетрудоспособности, книги или журналы учёта и так далее. Однако главный документ – табель учёта рабочего времени. Проверить его наличие могут различные службы и ведомства –Федеральная налоговая служба, Социальный фонд, Прокуратура, Министерство труда и социальной защиты, Трудовая инспекция. А при отсутствии документа – применить санкции и штрафы.
Законодательство чётко прописывает, какие именно данные обязательно должны быть в табеле, и рекомендует использовать формы Т-12 или Т-13. Однако каждая компания может разработать удобный для себя бланк. Главное – соблюсти требования Трудового кодекса России.
Автоматизированный контроль и учет рабочего времени
Для автоматизированного контроля и учёта рабочего времени используют специализированные инструменты – системы мониторинга. Например, программа CrocoTime помогает видеть полную картину использования рабочих часов в компании:
-
отмечает границы рабочего дня – система включается автоматически, когда сотрудник запускает свой компьютер, завершает работу, когда ПК отключается;
-
точно учитывает каждую минуту в границах рабочего дня – программа фиксирует активность за ПК и простои, если от клавиатуры или мышки не поступает сигнала дольше, чем 5 минут. Некомпьютерная, но профильная активность тоже попадает в статистику. Система отмечает продуктивным временем рабочие встречи и совещания, звонки и видеоконференции за счёт широких возможностей интеграции с корпоративными календарями, IP-телефонией и т.д. В итоге становится видно, в какое время чем именно был занят работник;
-
анализирует причины отвлечений – CrocoTime делит использованные специалистом ресурсы, сайты, программы на профильные и непрофильные. Таким образом становится видно, на что именно были потрачены рабочие минуты. В статистику попадают и видеохостинги, и социальные сети, и рабочие программы. Настраивается такой мониторинг под отдел или каждого специалиста персонально в зависимости от профессиональных обязанностей: например, для администратора группы в социальной сети соцсеть будет профильным инструментом, для бухгалтера – отвлечением;
-
учитывает время по конкретным задачам – функция тайм-трекинга заложена в систему. Так становятся видны трудозатраты на каждую задачу и проект в целом, а, следовательно, легче рассчитать и нагрузку, и стоимость работ;
-
предоставляет готовую аналитику – собранная информация представляется в виде графиков и диаграмм, где наглядно видны все успехи и «узкие места» в работе;
-
автоматически создаёт табели учёта рабочего времени, интегрируясь с кадровыми системами организации. Так документы становятся максимально объективными, прозрачными, а составление не отнимает дополнительное время.
Система учета рабочего времени: за и против
Плюсы и минусы использования систем учёта рабочего времени часто зависят от подхода организации. У открытого и прозрачного подхода на самом деле больше плюсов, чем минусов.
Плюсы автоматизированного мониторинга сотрудников
Повышение производительности сотрудников: сбор данных о рабочей деятельности даёт информацию, необходимую для измерения и повышения производительности сотрудников. Это помогает точно определить, какие сотрудники подвержены риску выгорания, кому требуется повышение квалификации и т.д.
Повышение вовлеченности и удержания сотрудников: повышение морального духа и вовлеченности сотрудников имеет важное значение для снижения текучести кадров. Вовлеченные сотрудники обычно более креативны, более продуктивны и с большей вероятностью развивают высококачественные отношения, которые помогают командам процветать. Мониторинг сотрудников дает вам представление об общих признаках отстранения, таких как увеличение времени, проводимого в социальных сетях, или сокращение продуктивного времени.
Оптимизация бизнес-процессов: может быть сложно определить бизнес-процессы или приложения, которые больше не приносят пользы. Автоматизированные системы мониторинга помогают выявлять неэффективные процессы или неэффективное использование ресурсов как удаленными, так и офисными сотрудниками.
Увеличение прибыли: более высокая производительность и меньшее количество неэффективных процессов, естественно, приводят к увеличению прибыли. Более того, хороший инструмент мониторинга помогает сократить расходы за счет объективного распределения фонда оплаты труда, выявления избыточного или недоиспользуемого программного обеспечения, на чёт тоже можно сэкономить.
Снижение операционных рисков: при правильном внедрении программное обеспечение для мониторинга сотрудников снижает риск нарушений нормативных требований или утечки данных из-за небрежности сотрудников.
Минусы использования систем учёта рабочего времени
Несмотря на все плюсы, у систем учёта рабочего времени есть несколько ограничений, которые необходимо учитывать.
Забота о конфиденциальности сотрудников: для персонала очень важно понимать, какие данные собираются, а какие нет, и как эти данные используются. Как правило, достаточно объяснить, что сбор данных нужен для общего блага, показать, как именно работает система мониторинга, чтобы снять подобные вопросы. Система CrocoTime позволяет открыть доступ к своей статистике самому сотруднику, чтобы он наглядно видел свои достижения. Прозрачный мониторинг позволяет получать информацию, которая и работодателям, и специалистам.
Недостаток доверия сотрудников: если сотрудники чувствуют, что за ними шпионят, это грозит негативными настроениями в коллективе и даже откровенным саботажем. Система CrocoTime полностью лишена «шпионских» функций – без скриншотов, видеозаписей, подключения к микрофонам и наушникам формирует объективную картину работы каждого специалиста.
Юридические проблемы: законность мониторинга сотрудников иногда может показаться сомнительной. Но и здесь вопрос решает прозрачность намерений работодателя. Достаточно официально уведомить сотрудников компании о мониторинге, чтобы избежать недовольства позже.
Эти минусы использования систем учёта рабочего времени не стоит сбрасывать со счетов, но в то же время они не должны становиться препятствием для внедрения качественного, объективного, простого и удобного учёта рабочего времени.
На самом деле, правильное программное обеспечение для учёта рабочего времени персонала, даёт максимальный эффект для каждого в компании и бизнеса в целом.