Монитор в 15 дюймов по диагонали – окно в интернет, который открывает большой мир. В него устремлены взгляды всех офисных служащих. Серьезные, сосредоточенные лица. Никто и не поймет, что сейчас в центре внимания человека. Управляющий хочет справедливости: платить за реальную пользу, за следование целям компании, а не за пустое просиживание. Контролировать персонал в рамках законодательства необходимо.
Контроль работы персонала за компьютером
За действиями специалистов за ПК наблюдают в каждом третьем заведении. Устанавливают веб-камеры, тайм-трекеры, просматривают электронную почту, анализируют полный трафик. Подчиненные скажут, это чрезмерно. Будут неправы. Наниматель имеет реальное основание для проверок. Не будем всех упрекать, подозревать в непорядочности и недисциплинированности по отношению к должностным обязательствам, но статистика открывает цифры с отрицательным уклоном:
- только 10% социальные сети нужны для дела, другим – отвлечься;
- до часа в день в офисе посещают сайты, общаются в мессенджерах, из-за чего снижается производительность, каждый такой «товарищ» наносит ущерб от 10 тысяч рублей;
- около 90% мировых организаций сталкиваются со сливом инсайдерской информации, что тоже ведет к материальным потерям.
В условиях растущей конкуренции во всех сферах не до моральных колебаний – мониторить или нет. Уважающее себя предприятие до тотальной слежки опускаться не будет. Найдет лояльный способ наладить порядок.
Анализ рабочего времени сотрудника
Любопытные исследования HeadHunter на тему, куда убегает рабочее время. Коллектив не афиширует, что рассматривает ПК на службе как личный, где можно продолжить читать свою почту. Это делает 46% штата. Столько же просматривают новости. Только 9% пользуются интернетом в своих целях, реже одного раза в день. Другие:
- общаются в Skype – 33%;
- выбирают соцсети – около 26%;
- ищут другую работу – 23%;
- делают онлайн-покупки – 11%;
- пишут блоги – 7%;
- списываются с турагентами, играют в игры – по 6%.
Тратят на эти развлечения от 10 минут в день до четырех часов. 30% опрошенных подтвердили, что делились инсайдерскими сведениями с близкими, друзьями «без задней мысли». Но были и те, кто целенаправленно посылал секретные данные конкурентам. Предотвратить это помогает мониторинг действий сотрудников.
Автоматический учет рабочего дня сотрудника
Право нанимателя следить за своими служащими в трудовой период подтверждает статья 22 ТК РФ. Ст. 209 утверждает, что работодатель имеет основание распоряжаться своим имуществом. Если он, например, организует условия, принимает на должность, предоставляет техническое оснащение, то может поставить на него систему контроля.
Автоматический учет дня указывает, с какого момента начинается трудовой день, во сколько он заканчивается. Кто корпит над заданиями, не разгибая спины, кто только создает видимость. Кто объективно работает сверхурочно, а кто просмотрел фильмы днем, и до позднего вечера завершает недоделки.
Среди руководителей есть сторонники скрытого наблюдения. Они не извещают, что установили отслеживающие ПО. Считается, что так интересы команды защищены в полной мере. Другие явно взаимодействуют с коллективом. Компания Инфомаксимум настаивает: необходимо предупреждать об установке системы учета. Зная о ней, работники проявляют большую ответственность. Нет соблазна сотрудничать с конкурирующей стороной или отсиживать впустую.
Как контролировать работу персонала?
То, что наблюдение должно быть, факт очевидный. Вопрос – в какой форме? Самый элементарный – спросить коллегу, что делает, что сделал, что будет делать. Подойдет. Но для очень небольшого товарищества, на промежуточном этапе. В крупных организациях это как узнавать о делах, не дожидаясь ответа. И потом забыть, как, что, где произошло.
Другой вариант – составлять документы, ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты и т.д. В них можно отразить участие в заседаниях и переговорах, командировки и другую загруженность. Усилия уходят на задания и на отчетность. А если это многотысячный завод, будут горы бумаг. Нужны дополнительные человеческие ресурсы, кто будет эти рапорты анализировать.
Объективную картину загруженности показывает система учета времени. Отмечает своевременность приходов и уходов, сроки, качество исполнения проектов. И спасает от непредвиденных финальных результатов. Их можно изучать по ходу, корректировать, исправлять.
Методы контроля рабочего времени
Цель любого мониторинга – не допустить непродуктивные действия, настроить на эффективность, обеспечить согласованность в действиях подразделений, достичь высокого уровня профессиональности. Добиться этого можно такими путями:
- в служебных помещениях ввести видеонаблюдение. Оно не всегда отображает качество оказанных услуг клиенту, расход материалов, полученный доход. Но открытые камеры и периодический осмотр записей поддерживают дисциплину;
- нормирование труда – разработать должностные инструкции, правила обслуживания посетителей, нормативы по операциям;
- накануне составлять план работы, чтобы в течение следующего дня действовать согласно намеченному;
- регулярные отчеты от начальников отделов – на бланках или через смс-оповещение. Так человек отчетливо обозначает сам для себя, в первую очередь, недоделки, недочеты, недоработки;
- проводить фотографию дня.
Подобные методы показывают возможности, старания и достижения конкретных служащих, сколько занимаются проектами, учат планировать и определять приоритеты.
Оптимизация рабочего процесса сотрудников за компьютером
К оптимизации толкает конкуренция, стремление оставаться на плаву, чтобы стать лучше, получить прибыль. В первую очередь, это “головная боль” владельца бизнеса. Подчиненных больше заботит зарплата.
Но их также можно вдохновить думать об общих целях. Через вознаграждение, равноценное вложенным усилиям, через премии. И вовлеченность в понимание учета времени. Достойно оплачивается продуктивность, результативность.
Оценить вклад каждого, грамотно выстроить этапы внутри предприятия помогает CrocoTime:
- функция модуля сбора статистики ПО описывает занятость за ПК; руководитель получает ее по мере надобности через локальную сеть или онлайн;
- программа обозначает востребованные сайты и некомпьютерную активность: от перерывов, отдыха, командировок до собраний, совещаний, переговоров. Статистика вырисовывается через интеграцию CrocoTime с IP-телефонией, кадровым ПО, корпоративными календарями и СКУД. Результаты дают представление, что необходимо исправить, регламентировать;
- индикатор процессов отражает, какие задания выполнял специалист в определенный срок, сколько времени потратил на операции, справляется ли с ними;
- функция электронного документооборота исключает бумажные носители, расход времени на них, лишние этапы по изучению таких договоров, счетов, предписаний. Но позволяет регулировать задачу от начала создания документа.
Анализ деятельности кадров и конкретных специалистов выявляет уровень их квалификации, помогает сделать выводы о необходимости перераспределить нагрузку в зависимости от опыта, знаний, увеличить штат, сократить, направить переобучаться, уменьшить расходы на заработную плату.
ПО CrocoTime отмечает с точностью до минуты, кто и сколько действительно посвящал себя профессиональным обязанностям, а кто общался в социальных сетях. Вся эта информация исключит предположения, кто лучше, кто хуже, кто виноват в неудачах, недоработках. Графики, таблицы системы учета времени яснее ясного подскажут решение.