Каждый руководитель сталкивался с ситуацией, когда сотрудники тратят рабочее время не по назначению. Общение в социальных сетях, просмотр сериалов на рабочем месте, решение личных вопросов. Что делать в ситуации, когда подчиненные неэффективно распоряжаются своим временем, а как следствие — временем компании? Многие скажут — применить карательные меры: наказывать рублем, увольнять самых несговорчивых. Возможно, такие подходы были актуальны, когда рынок труда был скуден на вакансии, сейчас все изменилось и подобные методы работают в минус.
Нельзя заставить, нужно направить
Не давите на коллектив. Ежедневные “летучки”, “пятиминутки”, “вызовы на ковер” с целью поругать и мотивировать, используя угрозы, могут погрузить коллектив в ожидаемое уныние. Постоянный страх потерять работу = стресс. По статистике Международной организации здоровья каждый третий российский сотрудник еженедельно испытывает сильный стресс, 13% — ежедневно. По данным специалистов — это неминуемо ведет к проблемам со здоровьем. Люди начинают чаще проводить время на больничных, а это сильно бьет по бюджету компаний. В США, например, ежегодные потери экономики составляют 320 миллиардов долларов из-за все тех же больничных.
Надо понимать, что задача руководителя помнить, что любой подчиненный в первую очередь человек. Хотите отдачи? Научитесь общаться с подчиненными, понимать и принимать их нужды. Мало просто платить заработную плату, важно мотивировать на личный рост. Когда человек видит, что его опыт и знания ценят, он стремится быть еще лучше.
Мотивируем на эффективную работу
Эффективность команды напрямую зависит от проводимой политики внутри компании. Это касается всех аспектов: набор персонала, организация рабочих мест и процессов, системы наказаний и поощрений. В контексте темы статьи нас интересуют последние два пункта. Итак, если заставлять не вариант, как иначе добиться полной отдачи команды?
- Дайте возможности для роста: редкий случай, когда человек не хочет добиться чего-то большего. Поддерживайте стремления, организуйте внутрикорпоративные тренинги, помогайте повышать квалификацию.
- Не заставляйте, а направляйте. Иногда руководство берет на себя слишком много обязанностей с мыслью: “Быстрее сам сделаю”. Отставить! Дайте сотрудникам время найти решение проблемы самостоятельно, именно они исполнители, значит более компетентны в определенных направлениях. Постоянно перехватывать инициативу — значит расхолаживать команду.
- Ответственность за действие/бездействие. Сотрудники должны понимать — все, что они делают, сказывается на результате.
- Право на отдых. Следите за тем, чтобы люди не перерабатывали, не трудились в выходные, не задерживались в офисе без острой необходимости.
- Научите планировать. Используйте возможности электронных планировщиков задач, чтобы фокусироваться на трех важных целях в течение дня и не распыляться по мелочам.
- Хвалите за успехи. Современная система управления порою исключает позитивные подходы в общении с подчиненными. Все больше персонал воспринимают как инструмент, забывая об элементарном уважении. Не оскорбляйте, не опускайтесь до обидных сравнений, хвалите за успехи.
Контролируем работу сотрудников
После того, как система работы выстроена — надо подумать о контроле. Не путать со шпионажем за сотрудниками. Речь идет о мониторинге процессов. Предположим, есть проект и за его реализацию мотивированная команда взялась с большим энтузиазмом, как оценить вклад и вовремя отреагировать на огрехи в сценарии работы? Здесь вам помогут программы учета рабочего времени. Сейчас на IT рынке их великое множество, мы поговорим о самом оптимальном продукте, который позволяет четко структурировать все этапы, анализировать данные, повышать эффективность.
CrocoTime — программа учета рабочего времени, которой отдали предпочтение более восьмисот крупных международных и российских компаний. Она помогает не только анализировать процессы, но и повышать лояльность подчиненных, которых не придется заставлять трудиться:
- Программа поможет подчиненным самостоятельно составлять удобный график работы и выстраивать цепочку задач на день/неделю/месяц. Начальство в любой момент может вмешаться и скорректировать планы сотрудников.
- Исключает нерациональное использование времени. Для каждого специалиста легко настроить списки программ/сайтов который необходимы для выполнения своих обязанностей. Программа автоматически будет заносить в отчеты все манипуляции. При этом социальные сети, информационно-развлекательные порталы и прочий контент CrocoTime отметит как отвлечения. Так в конце дня легко увидеть, кто и сколько времени потратил впустую.
- Даст представление кто и как справляется с обязанностями. Понятные электронные отчеты помогут определить, с какой отдачей одни и те же функции выполняют разные сотрудники. Возможно, кому-то не хватает компетенций, а кто-то вовсе не на своем месте.
- Исключит переработки/прогулы/опоздания. Табель рабочего времени онлайн — удобная функция. Программа автоматически фиксирует время начала работы за компьютером, количество перерывов, часы переработки. Это минимизирует риск возникновения стрессовых ситуаций у тех, кто берет на себя много обязанностей, и позволит равномерно распределить нагрузку.
- CrocoTime как инструмент финансовой мотивации. Платите только за отработанное время. Программа покажет, сколько часов за отчетный период отработал каждый подчиненный. Назначайте премии самым ответственным и эффективным. Платите ровно столько, сколько заработали тем, кто считает себя умнее руководства.
При этом не стоит отказываться от возможности чистки кадров. Некоторых сотрудников невозможно перевоспитать и на них не действуют никакие способы мотивации. Люди, как и время, — ресурсы компании, научитесь грамотно распоряжаться ими, не используя непопулярные, порою жестокие, методы воздействия на команду. Только здоровые отношения внутри коллектива и адекватные реакции на изменения конъюнктуры способны вывести компанию в лидеры.