Работник, находящийся в «шаговой доступности» или удаленный – контролировать и того, и другого необходимо. Хотя задача из разряда мало приятных. Тратить на нее много времени не целесообразно. Над подчиненными довлеет знание, что за ними следят, и это напрягает, ограничивает инициативу, желание с полной отдачей посвящать себя делу. Но пустить на самотек производственные процессы – значит в итоге остаться на задворках бизнеса. Как не упустить из рук контроль, избежать тоталитарной атмосферы в коллективе и сохранить работоспособную, эффективную команду – об этом поговорим сегодня. Обратимся к IT-программам.
Мониторинг ПК сотрудников
В 2019 году в России в социальных сетях зарегистрировалось на 9% больше пользователей по сравнению с прошлым годом. Каждый день в Интернет заходят 85% всех онлайн-абонентов и проводят там 6,5 часов. И большая часть из них делает это в рабочий период. Что их интересует:
• ролики и музыка на YouTube;
• Twitter с его молниеносными новостями и сарказмом;
• торговые онлайн-площадки – их популярность растет;
• соцсеть vk.com, она на втором месте по посещаемости после YouTube.
Список интересов, что удовлетворяются в мировой паутине, можно продолжать. Но это главные пожиратели времени. И человек, не отрывающий взгляда от монитора компьютера, уже не вызывает доверия. Его местонахождение здесь и сейчас на рабочем месте вовсе не значит, что он занят чем-то дельным. Отсюда родилась необходимость мониторить ПК.
Оказаться по ту сторону экрана, куда устремлено внимание подчиненного, в интересах руководителя. Если офис-рабочий читает, пишет не то, что следует, играет в игры, нужно встряхнуть его словом и перенаправить энергию в нужное русло. Этичности действий, обоюдного понимания ситуации достичь удается не всегда. Проще отдать решение этой проблемы на откуп программным продуктам учета рабочего времени.
Слежка за компьютером работника
Персональный компьютер, даже в офисе, воспринимается как личный, как часть собственного пространства. Очевидно, его используют не только для работы, но и в собственных целях. Правда жизни. Переключаться в течение дня полезно для большей трудоспособности. Только не каждый руководитель принимает такой факт и в итоге устанавливает программы-шпионы.
Оправдывают это необходимостью сохранять конфиденциальные данные, контролем за выполнением трудовых функций, мнением, что условные 8 часов корпоративного графика не принадлежат подчиненному.
Существует немало программ-шпионов, которые буквально срисуют все данные о действиях сотрудника за ПК. Причем незаметно для него:
• промониторят клавиатуру;
• покажут онлайн экран компьютера сотрудника через интернет;
• сделают скриншот экрана;
• проведут видеозапись через веб-камеру и сохранят снимки с нее;
• отметят простои в работе и подключение съемных носителей;
• перехватят общение в соцсетях, чатах, скайпе.
Все под контролем. Офис-менеджер спокоен. Персонал, опираясь на статью 23 ТК РФ, идет в суд защищать свое право на личную и семейную тайны, неприкосновенность частной жизни, переписки, телефонных разговоров и т.д. и т.п. Особенно, если руководитель «забыл» сообщить о постоянной слежке.
При другом раскладе, когда сотрудник побоится громко в суде отстаивать права, тихо примет ситуацию, потерпит, сколько сможет. И сменит работу.
Программа для контроля удаленных сотрудников
С фрилансерами, личными помощниками и т.д. взаимодействовать сложнее. В силу удаленности они почти неподконтрольны. Пускать рабочий процесс на самотек чревато последствиями: срывом планов, неисполнением обязательств перед партнерами, потерей личной репутации. Лучше, конечно, выстраивать отношения договорённостей о дисциплине, контактировать через сеть Интернет, по телефону, проверять сайты, к которым обращается твой коллега-подчиненный. И делать это открыто, ненавязчиво и не мешая текущим процессам за ПК.
Все это возможно – соблюсти баланс норм морали и личной ответственности. Повысить эффективность помогут онлайн-сервисы. Одной из лучших программ по учету рабочего времени называют Crocotime. Её выбирает и руководство, и специалисты-удалёнщики. Она дает возможность самому работнику проанализировать, насколько продуктивно он использует рабочее время.
Мониторинг активности персонала
Отслеживать деятельности коллектива стало нормой в большинстве компаний. Больше за рубежом, чем в России. Но и в нашей стране растет количество организаций, где мониторят веб-серфинг персонала. В данном случае это не нарушение прав человека, но построение бизнес-процессов: от общения с клиентами до заключения сделок, исполнения проектов.
Часы, потраченные на посиделки на разнообразных форумах, отражаются на продуктивности, доходах компаний. По сравнению со странами Евросоюза, Россия лидирует по количеству трудоголиков. В год они проводят на работе до 2 тысяч часов, в Европе – чуть выше полутора тысяч. Но эффективность равно противоположная. В нашей стране она ниже почти в два раза.
Мало кто скажет, что раз сегодня на час завис в чате, то останется на работе до 19:00, а не до обычных 18-ти. И действительно, сделает это. Тайм-трекинг, система контроля команды откроет картину, как трудятся наемные работники.
Мониторинг работы компьютера
Устанавливать ПП, контролирующие работу сотрудников за компьютерами, заставляют несколько причин:
• нецелевая трата времени: от кликов на интернет-магазины до эротических сайтов;
• сотрудничество с конкурентами;
• промышленный шпионаж: воровство клиентских баз;
• развитие бизнеса за счет ресурсов компании.
Статистика показывает, что после внедрения систем мониторинга компьютера увольнять приходится до 30% коллектива. Так, конечно, можно и всю команду растерять. Лучше принять превентивные меры
Информацию о наблюдении внести в должностную инструкцию, пообщаться с коллективом и объяснить всем и каждому причины и цель мониторинга. Предупреждение о контроле – уже действенный механизм, который позволит снизить ненужную онлайн-активность.
Контроль без шпионажа
Одно из приятных преимуществ ПП Crocotime — ее лояльность к подчиненным. Она не разделяет организацию на два лагеря: руководящее звено и трудящихся. Как только работники разберутся в принципах ПО, понимают ее необходимость. Достоинство программы в нескольких «НЕ»:
• НЕ подсматривает за сотрудниками через веб-камеру;
• НЕ читает личную переписку;
• НЕ перехватывает персональный разговоры;
• НЕ делает скриншотов экрана ПК;
• НЕ тормозит работу в офисе и НЕ отвлекает от заданий;
• НЕ нарушает права.
Ценность Crocotime в другом: она только фиксирует активность сотрудников, показывает, с какими программами и сайтами они работали в течение дня, недели, месяца. Программа отмечает все действия за компьютером: момент прихода и включения ПК, активность мыши, некомпьютерное время, перерывы, уход с работы, прогулы.
И не забудет зафиксировать продуктивное время офисного служащего, все его сверхурочные часы на рабочем месте. В удобной для расчета заработной платы форме передаст статистику в бухгалтерию. Руководителю система отправит отчет, e-mail-оповещение, если что не так происходит в его компании. И контролировать сотрудников можно на расстоянии, находясь в командировке или офисе.
Семь человек в компании или более тысячи – программа учета времени Crocotime будет одинакова эффективна и полезна в создании баланса между контролем со стороны менеджеров и ответственностью сотрудников.