Вопрос представляется риторическим. Конечно же, трудятся. Но только на первый взгляд. Когда большая часть операций предполагает работу за компьютерами, открываются возможности на отвлечения. Отдельные опросы показывают, что реальная активность сотрудников всего 3-4 часа в день, у очень исполнительных – пять. Оттого работодатели ломают голову, как сподвигнуть подчиненных выполнять обязанности по ТК РФ.
Факторы, которые мешают сотрудникам продуктивно работать
Быть продуктивным на своей должности специалистам мешает не только их личная несобранность и недисциплинированность.Поводов для этого много, и они по сути не меняются с тех пор, как бизнес задумался над кадровым менеджментом. Большинство проблем возникают из-за его слабости. Руководитель неумело планирует занятость подчиненных, не умеет скоординировать подразделения компании, игнорирует сильные стороны работников и т.д.
Последние чаще всего недовольны размером зарплаты и в той же мере низким потенциалом для карьеры, профессионального роста. Опрос жителей Санкт-Петербурга определил главные отвлекающие факторы:
- разобщенность работы – около 60%;
- маленькая зарплата – чуть более 45%;
- невостребованность потенциала – более 40%;
- стрессы, аврал – свыше 40%;
- игнорирование системы поощрения и реакции на хорошо выполненную задачу – 37%;
- плохое отношение руководства – 29%.
От шумного соседства коллег готовы сбежать 33%, и более 50% считают, что в отдельном кабинете проявили бы большую продуктивность. Кроме того, демотивирует непрофессиональное поведение начальника, которое касается и личных взаимоотношений. К этим причинам добавляются такие банальные, как игры за компьютером, посещение онлайн-магазинов, частые перекуры и чаепития, общение в соцсетях и т.п.
Методы контроля персонала
Отслеживать активность персонала – важное условие для становления мелкой организации и крупной корпорации. Добиться эффективности поможет мониторинг всех аспектов деятельности и участников трудовых отношений.
Контролировать коллектив можно с известной периодичностью или подключать оперативные формы, когда никто не ждет, что его проверят. Такое приемлемо в неординарных случаях, например, из-за утечки конфиденциальной информации. Иначе может создаться чрезмерно напряженная обстановка.
Результативные методы в системе наблюдений:
- регулярные планерки с отчетами о промежуточных этапах и планами на следующий день. Очень стимулируют, если только не превратятся в занудные встречи ради встреч;
- мотивационная доска, которую можно представить и в обычном формате, повесив на стену офиса, и в общем сетевом чате. Отмечать успехи, достижения, KPI работников, нормативы, планы – значит обращать на них внимание персонала и сохранять его заинтересованность и чувство соперничества;
- видеонаблюдение контролирует передвижения людей, но не отвечает на вопрос о продуктивности в эти часы;
- пропускные терминалы, СКУД предупреждают опоздания, прогулы, задержки;
- автоматические системы контроля и учета покажут все действия за ПК с момента его включения, отметят часы прихода/ухода, обращение к сайтам.
Автоматический контроль рабочего времени
Автоматизированные программы учета времени соединяют в себе функции других методов. Экономят на установке дорогих терминалов и видеокамер и следят, насколько штат собранный и мобильный. Такие системы заметят активность сайтов и приложений, разделят их на продуктивные и непродуктивные. Некоторые программы сделают скриншоты и видеозаписи экрана и всех действий сотрудника. В зависимости от цели поверки, устанавливают с согласия коллектива или не ставят его в известность. Последний вариант нарушает права, и люди могут обратиться с жалобой в суд.
Автоматическое ПО по контролю и учету времени необходимо, когда руководитель ставит целью проконтролировать:
- результат работы и планы;
- процесс продвижения этапов проекта;
- усилия и время, которые требуются на реализацию задач;
- структуру бизнес-процесса;
- квалификацию специалистов, их личную производительность.
Плюс автоматических программ – в экономии человеческих ресурсов, когда для мониторинга сотрудников не приходится нанимать еще специальный отдел, снимается фактор личных взаимоотношений и субъективности в ситуациях, когда требуется независимое мнение.
Как достичь высокой продуктивности от сотрудников?
Быть равно активным во все дни рабочей недели и все часы трудового дня под силу разве что роботу. У человека производительность растет во время отдыха, потому он так нужен. Отдохнуть, выпить чаю и только потом с новым запасом энергии приступать к следующему этапу.
Многозадачность также не всегда уместна. Она съедает до 40% продуктивного рабочего времени, и об этом стоит вспомнить тем работодателям, кто все больше требует от своих специалистов быть “многостаночниками”. Одна из обязанностей менеджеров поддерживать заинтересованность в команде на должном уровне. И это далеко не беспрерывная цепочка заданий и поручений. Важны иные стимулы:
- высокая зарплата. Мнение, что КПД главным образом зависит от количества выплачиваемых денег, верно лишь отчасти. Исправить низкую профессиональную грамотность и изначально невысокий KPI не сможет никакая большая сумма;
- правильная постановка задачи ускоряет ее выполнение, человек не додумывает, не сомневается, как и что ему делать, в каком направлении двигаться;
- организация рабочего пространства. В нем все должно быть эргономично устроено, особенно на производстве;
- расстановка приоритетов дел по важности, срочности;
- строгое планирование, например, на проверку электронной почты выделять 15-20 минут два раза в день;
- автоматизация внутренних процессов упрощает стандартные алгоритмы, в итоге высвобождается время для первостепенных заданий.
Курсы, тренинги, семинары за счет работодателя, корпоративы, совместный отдых также повышают эффективность. Для ее поддержки стоит наблюдать за настроением команды, чтобы предотвратить кризис трудовых отношений.
Анализ эффективности использования рабочего времени
Как бы руководитель не был настроен мотивировать подчиненных, сначала надо проанализировать, чем в принципе они заняты. Заострить внимание на таких пунктах:
- вовремя ли человек приходит и во сколько покидает офис;
- срывает ли дедлайны;
- как часто отвлекается, из-за чего не соблюдаются сроки проектов;
- как много перерабатывает, в чем мотивы: помогает коллегам или берет все на себя;
- сколько минут в день посвящает второстепенным, неактуальным вопросам.
Причин непродуктивности масса. Избыток телефонных разговоров и незапланированных совещаний – не самые злостные. Но каждое подобное отвлечение приводит к глобальным проблемам на предприятии. Объективный анализ рабочего времени дает комплексный подход в исследованиях. Для этого нужно:
- отслеживать деятельность каждого, оценивать индивидуальный вклад;
- мониторить, на каком этапе “проседают” рабочие процессы;
- сравнить показатели разных специалистов по выполнению идентичных манипуляций;
- контролировать пунктуальность.
Полученные сведения открывают беспристрастную картину, куда утекает время, как оптимизировать бизнес.
Фотография рабочего дня сотрудника
Наиболее информативный способ анализа – фотография рабочего дня. Эта функция программы CrocoTime позволяет оценивать специалистов разных профессий: и IT-разработчиков, и сварщиков. Насколько грамотно они распределяют силы в течение дня, по часам, вплоть до минут, если необходимо четко регламентировать процессы.
Разработчики CrocoTime компании “Информаксимум” предлагают анализировать использованное время подразделений, которые не справляются, и дальше детализировать провалы, простои и т.д. Возможности фотографии рабочего дня:
- в деталях раскроет ход дня: кто, во сколько, чем занимается, востребованные сайты, продуктивные или непродуктивные;
- конкретизирует период, который уходит на определенные задачи у служащих и целых отделов;
- получит статистику по каждому служащему, в т.ч. список по программам и сайтам;
- сравнит результативность сотрудников, оценит вклад каждого;
- выяснит причины недоработок и переработки служащих, вынуждены они или задерживаются в офисе по собственному желанию, насколько оправдано такое рвение;
- выявит финансовые потери от нерациональности трудочасов;
- отметит, какую часть в процессах занимают совещания, переговоры, перекуры;
- проявит бизнес-процессы, которые требуют оптимизации.
Программа влияет на продуктивность управленцев. В CrocoTime включена продуманная система оповещений. Информация об опозданиях, неэффективности, срывах сроков поступает сразу на e-mail руководителя. Это дает возможность оперативно реагировать на нарушения. Для этого не обязательно находиться в офисе.
Оценка занятости персонала в рабочее время играет важную роль в повышении
производительности. Трудные экономические условия, которые грозят кризисом, заставляют
находить условия для развития. Проблемы становятся общими и для коллектива, и для менеджеров, которые трудятся ради общей цели – решить их и идти дальше.