Как обнаружить сотрудников, которые занимаются личными делами в рабочее время?

Отлучиться по семейным обстоятельствам в рабочее время или порешать личные проблемы – насколько это возможно, законно, порядочно. Ответ могут дать трудовое законодательство и непосредственно руководитель. Игнорировать полностью дела, не связанные с работой, не получится. Но и злоуптореблять лояльностью начальника тоже не стоит. Подумаем, как вернуть работника к его обязанностям и не уронить достоинство управленца.

Методы контроля рабочего времени

Необходимость контролировать сотрудников остается даже с развитием прогресса. Меняются только форма и способы. Причины примерно одинаковые:

неумение соорганизоваться;
прокрастинация из-за различных поводов;
приоритет личных дел над профессиональными и т.д.

Сегодня за спиной работников никто не стоит, это моветон. Экономически невыгодно содержать дополнительную штатную единицу для мониторинга. Современные методы упрощают контроль и взаимодействие руководства и подчиненных. Выбор методов зависит от целей:

видеонаблюдение при входе, в коридорах и кабинетах гарантирует соблюдение дисциплины, показывает, с кем, как долго общается человек, но не его результативность. На практике постоянно никто не всматривается в мониторы, видеоматериал отсматривают при необходимости;
системы контроля доступа идентифицируют сотрудников при входе на территорию учреждения и при выходе, фиксируют передвижения, нахождение в офисе. Главный минус – метод не показывает занятость и производительность;
планерки в начале дня, пошаговые отчеты по каждому заданию, чек-листы действий. Все это стимулирует организовывать день, следовать плану, но и забирает значительное время на его составление;
автоматизированные программы контроля и учета соединяют в себе обе функции: отмечают пунктуальность и отслеживают всю деятельность, продуктивную и непродуктивную.

Особенности учета рабочего времени

Рабочее время учитывают ежедневно, еженедельно или применяют суммированную систему. Все зависит от специфики труда и сферы. Обязанность учитывать отработанное время закон возлагает на работодателя. Он должен следить за трудовой дисциплиной, проверять наличие человека на месте в рабочий период, контролировать, как он выполняет трудовые обязательства, обеспечивать порядок деятельности подразделений и правильную оплату.

Ежедневный учет наиболее распространен в организациях и на предприятиях. Его применяют там, где длительность смены неизменная. При пятидневке, 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными. Или 6-дневке с одним днем отдыха. Дополнительные часы подсчитываются как сверхурочные и оплачиваются в соответствии со статьей 152 ТК РФ.

Понедельный учет удобно вести при гибкой сменной сетке, когда продолжительность трудового дня варьируется, но количество отработанных часов за неделю остается постоянным.

При суммированном учете рабочего времени собираются сведения за месяц, квартал, год. К этому способу прибегают, когда условия труда нельзя подогнать под строгие временные отрезки. Это касается деятельности врачей, летчиков, машинистов поездов, водителей-дальнобойщиков, вахтовиков и т.д. Ст. 104. ч.1. ТК РФ ограничивает максимальный период учета занятости одним годом. И даже при ненормированности труда в среднем рабочие часы у таких специалистов должны соответствовать принятым стандартам.

Учет рабочего времени удаленных сотрудников

Деятельность специалистов, сотрудничество с которыми строится дистанционно, оценивается иными методами. Здесь не столько важна пунктуальность, точное время вхождения в работу, сколько выполнение задач, следование качеству и соблюдению дедлайнов. Важно даже на расстоянии сохранять коммуникации, умение договариваться, находить общий язык в решении внутренних вопросов.

Шаги, которые помогают контролировать удаленный коллектив и настраивать на активную деятельность:

внутренний чат для общения, обсуждения завершенных и новых задач, в течение дня зарезервировать часы для обязательного вхождения в чат;
утренние созвоны, разговоры, живая речь, пусть даже по телефону, более эффективны в мониторинге занятости;
онлайн-совещания и видеоконференции;
автоматические системы учета рабочего времени и функция тайм-трекинга для классификации задач специалиста, выполненных, отложенных;
“фотография рабочего дня” показывает активность сотрудника, отвлечения, программы, которые были открыты и востребованы.

Не новость, но замечено, что контроль и одно лишь упоминание о его наличии заставляет трудиться более ответственно и вдумчиво, расставлять приоритеты в пользу профессиональных обязанностей.

Современные подходы к мотивации персонала

Большинство людей отмечают, что наряду с материальным вознаграждением, значимую роль играет отклик руководства. Дальше идут другие стимулы, которые не позволяют трудиться спустя рукава. В современном менеджменте эффективные методы мотивации персонала входят в разряд наиболее важных задач. От заинтересованности команды, вовлеченности в стратегию компании зависит работоспособность, приверженность родному предприятию, нежелание менять место работы. Отсюда вытекают экономические показатели и все выгоды для руководителя.

Важно, чтобы специалист чувствовал справедливое соотношение зарплаты и своей квалификацией, уверенность в будущем, признание заслуг, авторитета, доброжелательность рабочей обстановки, значимость в коллективе, возможности роста, самореализации. Последний пункт значим для целеустремленных сотрудников, которых не удержит даже высокая зарплата, если им на работе станет скучно.

Привлечение специалиста к решению вопросов, связанных с его функционалом в компании, к внутриорганизационной деятельности мотивирует его к большему вкладу в развитие предприятия, большей отдаче духовных и физических ресурсов. Подтолкнуть к повышению производительности можно через следующие направления:

привлекать к постановке целей, которые предстоит достигать, к определению предстоящих задач;
дать право самостоятельно решать, как действовать, выбирать средства для осуществления процессов, устанавливать свой режим работы;
настраивать подчиненного лично контролировать свою деятельность, ее результаты, количество и качество выдаваемой продукции и услуг, нести за это ответственность;
дать возможность предлагать и реализовывать инновационные идеи;
направлять за счет компании на курсы повышения квалификации, научно-практические конференции, семинары;
повышать оклад в зависимости от успехов и достижений специалиста.

И никогда не стоит забывать о силе таких побудительных бонусов, как публичное признание заслуг, личные письма к праздникам, юбилеям, социальная ориентированность на семью сотрудника.

Оценка эффективности персонала

Большую часть работы вытаскивает на себе меньшая, но наиболее продуктивная часть коллектива. Известный факт, который ярко иллюстрирует принцип экономиста Вильфреда Парето 80/20. Он же характеризует и тот момент, что 80% результата достигается благодаря 20% усилий. Как проверить, кто и сколько прикладывает сил:

протестировать персонал, насколько он в курсе своих должностных обязательств, как высоко оценивает уровень ответственности, насколько длительность его работы подтверждается знаниями и опытом;
проводить 1-3 раз в год аттестацию, которая по сути должна подтвердить квалификацию, практические навыки;
обязать работников подводить итоги по реализации поставленных целей;
прояснить в коллективе, лучше в неформальной обстановке, мотивы эффективности и причины неудач;
получить характеристику от коллег, их оценку деятельности напарника. Ситуация изнутри объективна, раскрывает мнение первоисточника;
пригласить стороннего независимого эксперта, который на основе собственного опыта проанализирует результативность выполнения обязанностей.

Мониторинг эффективности команды может разочаровать и самих сотрудников, и руководство. Но это не повод пренебрегать контролем. Это мотив вовремя среагировать на проблемы, реально оценить внутреннюю ситуацию. И добиться идеального соотношения: количество работы – качество – сроки выполнения.

Повышение эффективности рабочего времени

Миновать предвзятости в оценке активности персонала позволяют автоматические программы контроля и учета времени. Мы говорим о программе компании “Инфомаксимум”. CrocoTime позволит выстроить процессы так, чтобы было время на отдых, разговоры по душам между коллегами и работа от этого не страдала. Трудиться, не поднимая головы, всю смену – из области фантастики. Это и не требуется, иначе не избежать морального выгорания. CrocoTime покажет, где не хватает ресурсов, и когда нужно “увеличить обороты”:

“фотография рабочего дня” распишет каждый шаг сотрудника, сравнит его показатели с характеристиками коллег, детализирует занятость, создаст отчет, который пояснит, что мешает быть более производительным;
подсчитает переработку, в т.ч. проанализирует, насколько она оправдана, и кого из работников стоит разгрузить и поощрить за достижения;
определит нормативы, оптимальные сроки для выполнения конкретных операций;
соберет статистику по дням, неделям, кварталу. С данными работник может ознакомиться лично, прежде, чем сведения о недоработках попадут на стол к начальнику;
проанализирует бизнес-процессы, выявляет “узкие места”;
проведет мониторинг деятельности за ПК офисных и удаленных сотрудников, уточнит, на каких сайтах проводит время подчиненный, продуктивных или непродуктивных.

Кроме того, одна из основополагающих функций CrocoTime – автоматическое составление табелей, которые показывают опоздания, задержки. Но главный плюс – программа открытая, не “шпионит” за работниками. Напротив, лояльна к ним и помогает выходить из рутины дел, оживлять личную эффективность, не дожидаясь указаний сверху.