Контроль работы сотрудников и учет рабочего времени

Сотрудники проявляют большую активность в кофе-паузы и за перекурами, чем за персональным компьютером? Проекты завершаются под громкие оправдания, почему срываются сроки, и вопросы, как же еще выкроить время? Результативность организации оставляет желать лучшего, менеджеры просят увеличить число сотрудников, а последние регулярно задерживаются после работы? Избавиться от ощущения полного хаоса и поставить работу в продуктивные рамки можно, сделав анализ эффективности коллектива в рабочее время.

Зачем нужен учет рабочего времени?

Обязанность считать время работников лежит на работодателе. Этот святой долг регламентируется трудовым законодательством. Во-первых, учет необходим для начисления заработной платы. Во-вторых, руководитель хотел бы быть уверенным, что платит деньги не за наличие человека в штате, а за его квалификацию и KPI на благо предприятия.

Контроль подчиненных стал более необходимым из-за всевозможных отвлечений. Половина даже не осознает, как часто переключается от дел к открытым вкладкам на компьютере, и что соцсети, игры в интернете, новости всего мира занимают до 50% рабочего времени.

Вопрос в осознанности и правилах тайминга. Стоит помнить, что время в офисе тоже принадлежит лично человеку. Не в том смысле, что он может заниматься, чем захочет. Но в том, насколько ему важна его жизнь на работе, и как в итоге он распределит свои часы в свободный от нее период. Займется своими, нужными, интересными делами или останется дорабатывать.

Таким образом, от учета РВ выигрывают обе стороны:

повышается дисциплинированность;
сокращается нецелевое использование времени в трудовые часы;
оптимизируются бизнес-процессы;
улучшается культура обязательств и договоренностей;
усиливается управленческий потенциал.

Как итог отслеживания эффективности коллектива – рост производительности, экономических показателей.

Методы контроля за работой персонала

Мониторинг сотрудников – признанная необходимость. Но понятно, что злоупотреблять полномочиями не стоит. От навязчивого, тотального контроля люди сбегают в более лояльные компании. Особенно, если не были предупреждены о наблюдении, если о проверках узнают случайно. Какие же методы приемлемы для отслеживания занятости:

видеонаблюдение. Камеры могут быть установлены на входе, в коридорах, в кабинетах, как усиление контроля с использованием терминалов и СКУД;
планерки в самом начале дня. Можно посвятить их неотложным вопросам, и использовать как возможность с утра организовать коллектив, настроить на позитивный трудовой лад;
нормирование труда. Установить конкретные нормативы, обязательства, KPI, которые станут ориентиром для достижения или границей, которую лучше “не пересекать”;
мотивационные доски. Как в цифровом варианте, для общего чата сотрудников, так и в традиционном – стенд на стене с регулярным обновлением достижений и успехов участников команды;
хронометраж РВ. Фиксирует непосредственно работник и записывает все шаги, алгоритмы действий;
автоматические программы учета и контроля РВ.

Заметим, что сила контроля не в его грозности и беспощадности, но в регулярности, ответном отклике на результаты, постоянном взаимодействии с коллективом по жизненным вопросам предприятия. Тогда наблюдение будет восприниматься как часть глобальных процессов в компании.

Табель учета рабочего времени: ручной или автоматический

Табель УРВ – первый документ, с помощью которого отмечаются все шаги работника в организации. За десятилетия форма, которую дополняют автоматизированные системы, не сдала позиции. Наглядно представляет, когда, чем, где и как долго занимается человек. В бланке отражается буквально вся рабочая жизнь служащего.

Наиболее распространенные формы документа Т-12 и Т-13. которые отличаются нюансами. Т-12 – бумажный вариант, заполняют от руки. Такой способ ведения грешит субъективностью, неточностями, вызванными человеческим фактором, затянутостью фиксации данных. Т-13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, более эффективен для быстрого составления отчетов.

Табель учета времени востребован различными государственными органами и службами – бухгалтерия, налоговая, статистика, трудовая инспекция. Потому так важно соблюдать правила ведения и отмечать все графы: явки на работу, отпуска, больничные, сроки службы, переработки, учеба, командировки и т.д.

Автоматизированный учет рабочего времени

Автоматический учет времени характеризуются комплексным подходом к анализу занятости сотрудника. Нет односторонности функций терминалов, фиксирующих только пунктуальность прибытия/ухода и однобокости СКУД, которые также больше ответственны за контроль передвижений и доступа. Автоматизированный УРВ позволяет сохранить самый главный ресурс – время и избавиться сразу от нескольких проблем, начиная с мониторинга за посещаемостью:

отмечает начало дня с момента включения компьютера или запуска приложений. Именно это время, а не минуты пересечения турникета, и станет точкой отсчета рабочего процесса;
выявляет нецелевое использование РВ, т.е. фиксирует востребованность той или иной программы, сайтов. В программе можно задать параметры по распознаванию продуктивных и непродуктивных приложений и т.д. При желании можно настроить скриншоты экрана и отправлять их напрямую руководителю, как свидетельство промахов подчиненного;
решает вопрос приоритетов задач, проектов;
защищает от инсайдерских “сливов”;
детализирует все шаги в приложениях и на сайтах;
автоматически через объединение с кадровыми системами формирует табели учета РВ; в интеграции с бухгалтерскими программами рассчитывают зарплату, больничные и любые отклонения от стандартной рабочей смены.

В широком смысле автоматизированные программы учета времени в короткие сроки предоставляют информацию для анализа развития компании, для определения “узких мест” бизнеса, быстрых реакций на них, настраивания организации на интенсивную работу.

Анализ рабочего времени сотрудника

О времени, как ценном ресурсе, который невозможно восполнить, задумываются все чаще и по отношению к личной жизни, и к деловой сфере. Научиться планировать получается не сразу. Но следовать принципам тайминга, успевать все и везде, помогает программа учета РВ. ПП CrocoTime анализирует загруженность персонала по разным направлениям:

позволяет понять причины потерь времени. Они заключаются и в прокрастинации сотрудников, и в их низкой квалификации, и в совмещении основных обязанностей с дополнительными от другого работодателя. CrocoTime показывает, где время тратится не по назначению;
оптимизирует бизнес-процессы, т.е. проясняет, почему отдельные операции отнимают слишком много усилий специалистов, и дает решение, как исправлять ситуацию;
открывает резервы времени. Разделяя на мелкие шаги текущий рабочий день, проявляет лишние детали, которые можно с легкостью исключить из алгоритмов действий. Кроме того, показывает, кто из специалистов в каком отделе более свободный, и кому можно поручить дополнительные задачи;
оценивает реальную загрузку работников, в результате чего можно увеличить плановые показатели или снизить занятость, установить нормы на стандартные операции;
в болезненных ситуациях при оптимизации штата упрощает выбор среди кандидатов. Статистика системы учета отражает объективную картину успехов и провалов участников коллектива.

Компенсацией тем, кого напрягает мониторинг РВ, служит возможность самостоятельно анализировать личные достижения. Отчеты о деятельности коллектива в целом и в отдельности на e-mail получает не только руководитель. Служащие могут открыть графики и “закрыть” слабые места, т.е. усилить личную активность.

Экономическая выгода от внедрения систем УРВ

Регулярные 10-15-минутные опоздания одного служащего в масштабе компании приносят многотысячные убытки в год. Продолжительные чаепития дополняют финансовый ущерб. Представляется, такая малость – в итоге материальные потери, отставание по экономическим позициям от конкурентов.

Установка автоматизированных средств не дает прямых доходов, но косвенно минимизирует затраты и увеличивает прибыли. Например, сокращение всего одной десятисекундной операции позволило Сбербанку России избежать неоправданного увеличения штата после того, как программа CrocoTime детализировала по минутам один день в банке. Экономию финансовых и трудовых ресурсов от внедрения программы учета времени

замечает большинство предприятий. Она выражается в таких показателях:

снижение трудозатрат на заполнение, подготовку документов, например, по табелю учета РВ;
уменьшение трудоемкости расчетов;
повышение оперативности управления;
сокращение расходов на содержание дополнительных штатных единиц по мониторингу за коллективом;
усиление бизнес-процессов от своевременного отклика на просчеты.

Отследить ожидаемый экономический эффект от CrocoTime возможно в течение двух недель. К тому же это предлагаемый срок для бесплатного тестирования ПО. Результаты проявятся и в небольшой компании, не превышающей 30-50 человек, и на крупном предприятии с многотысячным штатом. Лайфхак от “Инфомаксимум”: сообщайте сотрудникам, что их деятельность контролируется. Одно только это известие стимулирует на большую продуктивность. А получив ее от сотрудников, не забудьте дать достойный фидбэк.