Не работа, а сказка: появляться в офисе, когда хочешь, покидать кабинет, когда возникает личная необходимость. Сами сотрудники готовы брать на себя ответственность за результат, а работодатели все чаще используют такой подход к организации рабочего процесса в качестве преимущества открытых вакансий. История не новая – в ТК РФ такому варианту графика работы дали название «гибкий». Как организовать рабочее время сотрудников в гибком формате, расскажем в этой статье.
Что такое гибкий график
Гибкий график работы – когда персонал может самостоятельно определять старт и финиш рабочего времени, в обязательном порядке согласуя этот вопрос с руководством. Но думать, что при таком графике нет никаких ограничений, ошибочно. Плавающими являются только границы рабочего дня, строгие рамки нахождения в офисе все же сохраняются.
Например, сотрудник фирмы может приходить на работу в промежуток с 8:00 до 10:00, уходить с 16:00 до 19:00, то есть он самостоятельно решает, во сколько приступит к выполнению своих рабочих задач и во сколько закончит. Но с 10 утра до 16:00 он обязан быть на своем рабочем месте.
Устанавливают гибкий режим работы, если это обоюдно устраивает и сотрудника, и руководителя. Как правило, по такому пути трудовых взаимоотношений идут люди творческих профессий, приемлем гибкий график среди специалистов, чья работа не привязана ко времени отклика клиентов, широко распространен в сфере IT.
Правила оформления режима гибкого рабочего времени
В основе гибкого графика лежат договоренности между сотрудником и работодателем. Именно поэтому все соглашения нужно зафиксировать документально, чтобы не возникало недопониманий.
Если гибкий график изначально заложен в вакансии, то при приеме на работу это отражают в трудовом договоре с новым сотрудником. Если гибкий режим устанавливают для штатного специалиста, то корректировки вносятся дополнительным соглашением к уже существующему трудовому договору.
Определить гибкий график можно для каждого специалиста персонально или для целого отдела. Если гибкий формат вводят массово, это отражают и во внутренних нормативных документах компании.
Гибкий график может распространяться и на весь коллектив. Такой подход часто используют в IT-сфере. Например, фирма-разработчик мобильных приложений определила общий режим так: 5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем и присутствием на рабочих местах с полудня до 6 часов вечера. Что дает гибкий график: отдел бухгалтерии определит рабочими границами время с 8:30 до 17:30, а, например, отделу разработки удобнее и эффективнее трудиться с 12 дня до 9 вечера.
Преимущества и риски гибкого графика
Идеальная вакансия содержит опцию гибкого графика – говорят 39% респондентов исследования международной рекрутинговой компании Hays. 63% молодых сотрудников ставят возможность работы по гибкому графику в приоритет. Но только меньше половины работодателей готовы пойти по такому пути.
Казалось бы, преимущества гибкого графика очевидны для обеих сторон трудового договора:
- повышение лояльности сотрудников к работодателю;
- увеличение продуктивности за счет учета индивидуальных биологических ритмов каждого отдельного сотрудника;
- экономия времени на дорогу в офис и обратно за счет непопулярного времени начала и окончания рабочего дня;
- отсутствие стресса из-за спешки, боязни опоздать;
- возможность самостоятельного ответственного подхода к рабочим процессам.
Однако существуют и риски:
- возникновение конфликтов между специалистами, работающими по гибкому графику, и теми, кто трудится по классическому распорядку;
- разрозненность рабочих часов может сказаться на эффективности коммуникаций;
- отсутствие высокого и достаточного уровня самоорганизации персонала;
- снижение контроля за специалистами, работающим в гибком режиме.
Работодатели справедливо опасаются, что возможность приходить на работу чуть позже персонал растолкует как сокращение рабочего времени, а отследить такое положение будет сложно. Сами сотрудники зачастую признаются, что не всегда способны адекватно рассчитывать время на задачи и без контроля справляются со своими обязанностями хуже.
Как вести учет рабочего времени
Учет рабочего времени в любой компании выполняет две основные функции: во-первых, является основанием для расчета заработной платы – руководитель хочет платить только за реально отработанные часы; во-вторых, в какой-то степени стимулирует подчиненных соблюдать как минимум дисциплину – если от часов зависит все та же зарплата, то терять в деньгах никто не хочет, а значит, персонал придерживается графика. Но что делать, когда этот самый график подвижный, а ТК РФ требует учета рабочего времени?
Типы учета рабочего времени
Начнем с того, что при гибком графике работы персонала важно грамотно подобрать форму и способ учета рабочего времени. Так, чтобы и букву закона соблюсти, и получать понимание реального положения дел.
В соответствии с законом существует три типа учета рабочего времени:
- поденный – когда ежедневно фиксируется количество отработанных часов и сравнивается с установленной нормой. Как правило, для офисных сотрудников составляет 8 часов в день;
- еженедельный – когда итог рабочих часов подводится каждые 7 дней, общее количество не может превышать 40 рабочих часов;
- суммированный – когда недоработки в одни дни компенсируются в другие, а в общем и целом количество часов за определенный период не должно превышать нормативных. Как правило, это месяц или квартал. Законодательство определяет максимум годовой итог для всех сотрудников и полугодовой для тех, кто занят на вредном производстве.
В силу специфики поденный и еженедельный учет рабочего времени для гибкого графика не подходят. Когда руководитель принимает решение предоставлять возможность гибкого графика, то вести учет он должен в суммированном виде. Другой вопрос, как организовать мониторинг затраченных на работу часов в случае гибкого подхода.
ПО учета рабочего времени
Век цифровых технологий решает вопрос мониторинга рабочего времени достаточно просто. На сегодняшний день существует масса инструментов, которые помогают отслеживать, сколько времени провел сотрудник в периметре компании и сколько времени действительно потратил на выполнение своих профессиональных обязанностей. Самые популярные из них:
- электронные пропускные системы – отмечают начало и окончание рабочего времени в момент прикладывания пропуска к считывателю;
- биометрические системы – выполняют аналогичную функцию, только вместо пропуска используются биометрические данные каждого сотрудника (отпечаток пальца, сканирование радужки глаза и т.п.). Снимают вопрос отметок персонала друг за друга на входе в компанию;
- системы контроля и управления доступом (СКУД) – еще более продвинутая версия пропускных систем, которая отмечает сотрудника не только на входе с улицы, но и фиксирует все перемещения внутри офиса, то есть сотруднику нужно прикладывать пропуск каждый раз, когда он заходит в новое помещение. Используют такие системы в частности для разграничения доступа к различным кабинетам, складам, лабораториям и т.д. с целью отслеживания, кто и когда там находился/работал;
- электронные регламенты и тайм-трекеры – это уже категория программного обеспечения, которая фиксирует начало и окончание работы. Например, компания может требовать делать отметку о приходе на рабочее место во внутреннем регламенте, уходя с работы – ставить время окончания. Или может быть принята более детальная отчетность: в тайм-трекере нажимать кнопку старта вместе с началом работы над конкретной задачей, выключать трекер по окончании;
- системы мониторинга рабочего времени – это софт продвинутого уровня, который позволяет видеть не только границы рабочего дня сотрудника, но и содержательность. Им отдают предпочтение работодатели, поскольку всем известен печальный факт: время прихода в офис зачастую не совпадает с фактическим временем начала работы.
Однако вся лояльность, которую дает возможность гибкого режима, может вмиг улетучиться, если мониторинг перегибает палку и вторгается в личное пространство персонала.
Одна из самых широких по функционалу и лояльных систем учета рабочего времени – CrocoTime, которая позволяет видеть работу сотрудников при гибком графике, как на ладони, но оставляет за пределами своего взора личную информацию. Такого баланса удалось достигнуть за счет отсутствия «шпионских» функций – ведь ни один уважающий себя и своих подчиненных начальник не станет читать чужие письма, подсматривать через веб-камеру, подслушивать через аудиоустройства ПК. Но под контроль при этом берется даже использование различных интернет-ресурсов и программ. Как это происходит:
- программа включается автоматически вместе с рабочим ПК сотрудника на гибком графике или за счет интеграции с турникетами начинается отсчет рабочего времени в момент пересечения проходной;
- система фиксирует заголовки открытых окон, из чего можно составить представление, чем именно в какое время занимался сотрудник – смотрел сериал или действительно работал;
- внекомпьютерная занятость учитывается за счет интеграции с корпоративными календарями, то есть все совещания, летучки, созвоны и встречи с клиентами будут продуктивным временем, даже если в этот момент сотруднику не требовался компьютер.
Гибкая система настроек позволяет задать, какие сайты и приложения будут считаться отвлечениями, а какие – продуктивными. Готовая аналитика показывает в форме графиков и диаграмм, как прошел рабочий день каждого сотрудника, цифровая фотография рабочего дня отразит все детали – во сколько началась работы, как долго и с помощью каких инструментов над какими задачами трудился специалист, когда и на что отвлекался, делал перерывы, во сколько закончил свое рабочее время. А возможность автоматического формирования табелей облегчает работу специалиста по кадрам и отдела бухгалтерии.
CrocoTime – идеальный инструмент для учета рабочего времени при гибком графике работы персонала.