Как внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников?

Система учета рабочего времени – это удобный инструмент для контроля дисциплины и продуктивности сотрудников. Спасение для руководителя и страшный сон для подчиненных, которые привыкли начинать свой день в офисе нерасторопно, без лишнего энтузиазма, с чашкой кофе в руках и обсуждением последних событий в стране, мире, дома. Как примирить интересы обеих сторон, внедрить систему учета рабочего времени и при этом не потерять сотрудников – расскажем в этой статье.

Внедрение автоматической системы учета рабочего времени

Программы для отслеживания и анализа работы персонала с каждым годом становятся все популярнее. По экспертному мнению Gartner, уже к 2020 году в США 80% компаний так или иначе использовали инструменты контроля рабочего времени.

В России тенденция только начинает нарастать, цифры статистики отстают от американских: до 2020-ого года не меньше 15% российских компаний обращались к системам учета рабочего времени, пандемия стала катализатором – сейчас практически каждая вторая отечественная организация из частного и государственного секторов использует софт для контроля персонала.

Главная цель таких внедрений – конечно же, экономическая. В повышении эффективности труда руководители видят спасение бизнеса: зачем нанимать 5 сотрудников, когда с поставленным объемом задач вполне справляются 2.

Поэтому, как только речь заходит о внедрении системы учета рабочего времени, большой коллектив компании разделяется на два лагеря: сторонники и противники. К первым относятся руководители всех уровней, ко вторым примыкают рядовые сотрудники, которые видят в программе ужесточение дисциплины и вторжение в личное пространство.

Ошибки, которые могут привести к увольнению ценных сотрудников

Недовольство сотрудников установкой контролирующих программ – естественный процесс. Все новое и неизвестное выглядит несколько пугающим. Предотвратить “бунт на корабле” можно, если заранее знать, какие ошибки чаще всего допускают при внедрении программ автоматического учета рабочего времени:

Скрытность. Статистика говорит, что до 70% руководителей считают нормой шпионить за сотрудниками. Во-первых, устанавливать контролирующее ПО в тайне от подчиненных. Во-вторых, прибегать к чтению электронной почты, сообщений в мессенджерах, подсматривать через веб-камеру. И тот, и другой вариант откровенно плохи, поскольку нарушают закон. А это чревато судебными разбирательствами.
Отсутствие диалога. Даже если персоналу сообщили о внедрении системы учета рабочего времени – уведомили, как положено, в письменном виде, это еще не гарантирует понимание со стороны подчиненных. Важно не просто поставить перед фактом, а объяснить, зачем компания пошла на такой шаг, какой профит получат все участники процесса, а не только руководящий состав. Здесь нужно сделать акцент на выгодах для рядовых сотрудников.
Недостаток техподдержки. Допустим, что внедрение оформили правильно с точки зрения законодательства, про “плюшки” для всех рассказали, но в первое время после установки любого софта возникают чисто технические вопросы: куда нажать, как запустить, что сделать, чтобы ПО работало, как надо? В случае с системами учета рабочего времени эти вопросы носят принципиальный характер: пользователи опасаются, что сделав что-то не так или попросту забыв нажать какую-то кнопку, они потеряют в статистике, будут выглядеть лентяями, а значит, и на зарплате это может отразиться.
Информационный вакуум. Это уже про результаты. Зачастую топ-менеджеры не спешат делиться доступом к итогам мониторинга. Смотрят сами, когда объекты контроля теряются в догадках, что там показала система. Неизвестность накаляет обстановку, изматывает сотрудников морально.
Игнорирование возражений. Как бы тщательно не продумал руководитель внедрение системы учета рабочего времени, каким бы лояльным путем не пошел, практика показывает: всегда найдутся упорные противники нововведений, которые могут сынициировать настоящий саботаж. А если это сотрудник, которым руководство дорожит, стоит задуматься, почему он так себя ведет, выяснить причины и проработать возражения. В крайнем случае обратиться к тому же Трудовому кодексу России, который учитывает не только интересны работников, но и владельцев бизнеса.

Если избежать этих ошибок, ставших, к сожалению, традиционными при внедрении автоматических СУРВ, можно не просто знать, на что конкретно тратят свои рабочие часы сотрудники на местах, можно получить действенный инструмент повышения мотивации работников.

Способы мотивации персонала

Мотивация персонала – дело не последнее. К такому выводу давно пришли передовые компании. Заинтересованность каждого отдельного сотрудника напрямую влияет на общий результат. Если в рабочей цепочке “сломано” хотя бы одно звено, ждать головокружительного итога работы не стоит.

Подстегнуть интерес к работе можно разными способами. Условно их можно разделить на материальные и нематериальные. К первым относят:

финансовые поощрения – это может быть премия по результатам выполненного проекта, 13-ая зарплата по итогам года, повышение заработной платы и т.д.;
бонусы – это приятные “плюшки” в виде корпоративных скидок, абонементов и т.д.;
подарки – это могут быть оплаченные компанией путевки на отдых, презенты с корпоративной символикой и т.д.

К нематериальным поощрениям относят:

оценку достижений. Обратная связь важна для каждого работника. Во-первых, это способ удостовериться, что в выполнении поставленных задач идешь в верном направлении. Во-вторых, даже устная похвала способна окрылить подчиненного. Отмечать лучших можно с помощью доски почета или, например, публикации о достижениях во внутрикорпоративных или внешних средствах массовой информации;
комфортные условия труда. Чай, кофе, печеньки, удобное кресло и независающий компьютер. Если свести на нет бытовой дискомфорт, человек меньше отвлекается и больше отдается непосредственно работе;
корпоративные мероприятия. Кто хорошо работает – тот хорошо отдыхает. Совместные мероприятия без привязки к работе позволяют сплотить команду, проникнуться идеями компании, воспринимать место работы родным, а значит, и отдавать больше сил на благо предприятия;
возможность карьерного роста. Ничто не удручает человека больше, чем нереализованные амбиции. Прийти в офис рядовым менеджером и знать, что дальше по карьерной лестнице не продвинешься – о какой мотивации тут может идти речь? Зачем делать больше и лучше, когда путь заведомо “заказан”? Поэтому при выборе работы сейчас одним из решающих факторов играет возможность развития в будущем;
гибкий график. Знать, что начальство понимает, что ты – человек, а не машина, важно для многих. Позволение работать в самые пиковые часы активности, конечно же, без нарушения трудовых обязательств, сотрудники воспринимают как заботу, а потому готовы с такой же заботой выполнять свои обязанности.

Из этих пунктов компании формируют внутреннюю программу лояльности для своих сотрудников, которая всегда играет в плюс.

Выглядит все достаточно просто, но главный вопрос, который возникает у подчиненных – это объективность поощрений. Снять его поможет независимый “эксперт” – автоматическая программа учета рабочего времени, которая покажет:

на что тратит рабочее время каждый сотрудник;
как распределяется нагрузка между коллегами;
как быстро справляются с идентичными задачами работники в одинаковых должностях.

Все данные собираются в понятные графики, обратившись к которым легко объяснить причину и справедливость поощрений.

Как достичь лояльного отношения сотрудников к установке СУРВ?

Принять наличие контроля как данность не может никто. Даже если человек уверен в своих силах, работоспособности, весть о том, что за ним будут следить, воспринимается в штыки.

Кроме устранения типичных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, о которых мы говорили выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к такому софту более лояльно, если знают, что:

никто не подтасует данные и не выставит их лентяями. Только правда и ничего, кроме правды – то, чем отличается автоматически организованный контроль от других видов и способов;
за ними не следят беспрестанно. Быть все время на пике эффективности не способен ни один человек. Знать, что за тобой следят с тщательностью сыщика – утомляет морально. Опасаться, что твои личные данные увидит руководитель – близко к паранойе;
программа не повлияет на работу персонального компьютера или ноутбука. Если дополнительный софт, который призван показать, как быстро и тщательно ты выполняешь свои обязанности, мешает самому процессу работы – это воспринимается как подлость.

Беспристрастным, гибким и легким в использовании инструментом контроля рабочего времени пользователи признают систему CrocoTime, которая работает тихо и незаметно на ПК, не отвлекает сотрудников постоянными оповещениями и всплывающими окнами, собирает статистику в автоматическом режиме и анализирует без оглядки на человеческий фактор.

Мягкий контроль рабочего дня персонала

В деле мягкого контроля рабочего дня персонала программа CrocoTime – признанный лидер, поскольку позволяет ориентироваться на каждую компанию и ее требования персонально, во многом благодаря гибким возможностям настройки:

время начала и окончания рабочего дня можно установить для каждого сотрудника или отдела. Это, например, для менеджера по работе с клиентами обязательно быть на рабочем месте в 8:00 – его там могут уже ждать люди. А для разработчика ПО – главное результат и 8 итоговых часов, а уж будет это с 8 до 17, с 9 до 18 или с 11 до 20 – не важно;
отвлечения и социальные сети. Здесь тоже есть возможность настроить все под каждого специалиста в отдельности: например, для SMM-менеджера ВК и Facebook будут сайтами, которые только и нужны для работы, а для инженера – явно ресурсами, которые тратят время впустую;
открытость данных. Программа позволяет настроить доступ так, чтобы и сам сотрудник видел, где справляется с блеском, а где тянет время или не тянет тему.

Учет рабочего времени дистанционных сотрудников

Дистанционное сотрудничество прочно вошло в российский бизнес с началом пандемии. Других вариантов не оставалось, многим компаниям пришлось перейти на удаленку. И помощником в вопросе контроля дистанционных сотрудников стала программа CrocoTime. Те, кто уже был знаком с системой, увеличивали количество лицензий, те, кто искал лояльный способ контроля удаленщиков, пришли впервые и остались клиентами до сих пор.

CrocoTime снимает основные опасения руководителей и становится инструментом контроля, мотивации и коммуникации внутри команды:

дисциплинирует, поскольку способно фиксировать начало и окончание рабочего дня удаленщика;
показывает эффективность работы вне зависимости от места нахождения персонала – фиксирует длительность разговоров по телефону, видеосозвонов, онлайн-присутствие на назначенных в общих календарях планерках и т.д., тем самым мотивирует быть ответственнее;
отмечает отвлечения и использование непрофильных интернет-ресурсов, что в итоге показывает, как построить график работы, на какие “узкие места” в работе с удаленщиками стоит обратить внимание руководителю.

При этом в возможностях программы есть вариант ручного, осознанного отключения программы, что удобно, когда дистанционные сотрудники решают работать на собственном компьютере или ноутбуке.

Главная особенность во внедрении CrocoTime для контроля удаленщиков – функционал от этого не ограничивается, система будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе – обделить поощрением не получится.