Загруженность персонала – показатель важный и для руководителя, и для сотрудников. Если работники компании тратят время впустую, это влечет за собой финансовые потери – управленец явно будет недоволен. Если сотрудники работают в режиме non-stop, это тоже не несет положительных последствий. Усталость и выгорание влияют на работоспособность и эффективность, приводят к увольнениям ценных специалистов. Важно не переступить тонкую грань между недостаточной и чрезмерной загруженностью. Но прежде нужно выяснить, как обстоят дела в компании на самом деле. О том, как понять, насколько погружен персонал в свои задачи, хватает ли им времени на выполнение своих обязанностей или можно добавить дополнительных целей, расскажем в этой статье.
Оценка загруженности сотрудников работающих за компьютерами
Цифровизация повсюду. Сегодня трудно представить человека, не владеющего компьютером, а рабочие обязанности практически всегда связаны с использованием ПК. Даже на производствах происходит компьютеризация, чего говорить об офисных сотрудниках, для которых ПК стал главным рабочим инструментом. Исследование компании Lenovo показало, за экраном монитора ежедневно сидит 71% рабочего населения, те, кто не привязан к месту, используют планшеты. Без технологий представить рабочий процесс уже невозможно.
Виды оценки нагрузки на сотрудников
Оценивать нагрузку персонала важно и нужно. Это позволяет выровнять рабочий процесс, избавиться от авралов и простоев, определить оптимальный штатный состав.
Виды оценки персонала можно разделить на несколько условных групп:
1 Количественная и качественная оценка.
Количественная оценка сводится к мониторингу присутствия персонала на своих рабочих местах. Выполняют такую оценку с помощью достаточно простых инструментов:
- вахта. Это может быть журнал, где сотрудники самостоятельно отмечают свой приход на работу и, соответственно, уход с нее; или это будет делать специальный человек – вахтер;
- турникеты. Отметка о начале рабочего дня делается с помощью пропуска. В качестве пропуска может использоваться персональная карта или биометрические данные, например, отпечаток пальца;
- СКУД. Такие системы отмечают не только появление сотрудника в компании, но и перемещения в пределах предприятия, например, между отделами.
Качественная оценка делает фокус не только на времени присутствия на рабочем месте, но и на распределении трудовых часов внутри рабочего дня – сколько минут потратил специалист на выполнение того или иного задания. Проводят такую оценку с помощью следующих инструментов:
- тайм-трекинг. Реализуют при помощи простых программ, которые работают по принципу «начал работу над задачей, включи счетчик времени, закончил – выключи»;
- фотография рабочего дня. Это детальный отчет о каждой минуте проведенного на работе времени. Конечно, не всегда от сотрудника требуется поминутная раскладка дня, чаще расписывают занятость в виде «задача – время, потраченное на ее выполнение».
2 Самостоятельная и внешняя оценка.
Выполнять мониторинг нагрузки можно двумя способами: обязать самого специалиста вести отчетность или организовать наблюдение из вне.
Самостоятельность грозит ложными данными. «Прикрыть» свое нецелевое использование рабочего времени захотят многие. По статистике, 79% сотрудников регулярно отвлекаются от своих непосредственных обязанностей:
- 39% не прочь поболтать с коллегами;
- 37% читают новости;
- 27% погружаются в социальные сети.
При этом никогда не остаются на работе сверхурочно, чтобы доделать нерешенные задачи, только 9% персонала.
Более правдивую информацию даст мониторинг, организованный с привлечением внешних ресурсов. И здесь есть два варианта:
- сторонний наблюдатель. Человек, в обязанности которого входит непосредственное наблюдение за персоналом и составление отчетности о работе каждого сотрудника. Способ, на первый взгляд, неплох, но, во-первых, заглядывать через плечо с целью узнать, в соцсети активно переписывается сотрудник или напряженно пишет отчет – моветон; во-вторых, заглянуть за плечо каждого один наблюдатель вряд ли сможет; в-третьих, личные отношения могут повлиять на результаты мониторинга; в-четвертых, дополнительная должность требует дополнительной оплаты, а результат остается все же спорным;
- системы мониторинга. Это специализированный софт, который устанавливают в рамках трудового договора на ПК сотрудников. Подобные системы ведут независимый учет рабочего времени, претензий к объективности точно не возникнет.
Для эффективной оценки загруженности персонала существует оптимальное сочетание двух видов: это качественная внешняя независимая оценка. Как это работает, рассмотрим на примере офисных сотрудников – бухгалтеров и менеджеров, с применением автоматической системы учета рабочего времени CrocoTime, которая зарекомендовала себя на отечественном рынке.
Оценка загруженности бухгалтеров и менеджеров
Равномерная загруженность – цель любого грамотного руководителя, поскольку гарантирует эффективную работу с спокойном режиме, без нагрузки на эмоциональную систему.
Перегруженность – это ситуация, когда количество задач превышает количество рабочих часов специалиста, недозагруженность – когда после выполнения задач остается дополнительное время.
Значит, для оценки работы офисного сотрудника нужно в первую очередь выяснить, как соотносится количество задач с количеством рабочих часов.
Для этого устанавливаем на компьютер специалиста – бухгалтера или менеджера – автоматическую систему мониторинга рабочего времени. Что происходит дальше:
- программа включается вместе с ПК сотрудника, выключается тоже параллельно с рабочей машиной. Так фиксируются границы рабочего дня, и поскольку трудовые обязанности менеджеров и бухгалтеров связаны с использованием компьютера практически непрерывно, эти данные будут подлинными;
- качественная оценка происходит путем фиксации ресурсов, которые использует специалист в рабочее время – интернет-сайты, программы, приложения остаются в памяти системы исключительно в виде заголовков. Этого достаточно, чтобы представить информацию о тратах рабочего времени с пользой. Гибкая система настроек позволяет заведомо разделить ресурсы на профильные и непрофильные для каждого сотрудника отдельно или группы. Например, для бухгалтера сайт туроператора будет явно не тем ресурсом, откуда специалист черпает нужную для работы информацию, использование такого сайта будет отмечаться как нецелевое использование рабочих минут. В то же время для менеджера по продажам туров подобный интернет-ресурс – непосредственная площадка для работы с клиентами, система отметит его использование как время, потраченное с пользой для работы;
- система учитывает совещания, планерки, встречи с клиентами, которые отражены в корпоративном календаре, телефонные разговоры и видеосозвоны с заказчиками/покупателями. Это время также отразится продуктивным.
Таким образом составляется картина рабочего дня сотрудника, из которой понятно, как расходуются рабочие часы, где происходили простои и отвлечения.
Оптимизация загрузки персонала
Оптимизация – это по определению улучшение. По отношению к загрузке персонала оптимизация – это выравнивание нагрузки на каждого специалиста, определение оптимального соотношения задач и времени, необходимого для их выполнения.
Оптимизация несет в себе много положительных моментов:
- работодатель четко понимает, кому и за что платит;
- компании для достижения поставленных целей достаточно существующих ресурсов;
- персонал работает в спокойном режиме, без авралов и выгорания.
Однако любые действия руководства подчиненным свойственно оценивать с критической точки зрения. Поэтому, принимаясь за оптимизацию, управленцу нужно иметь четкие и веские основания.
Фиксация отработанного времени
Фиксация отработанного времени, выполненная с помощью автоматической системы мониторинга – это набор аргументов, которые позволяют управленцу принимать обоснованные решения.
Полученная без участия человека информация показывает не просто распределение задач во времени, в CrocoTime фиксируется, сколько часов и минут уходит на выполнение того или иного задания. Из этого руководитель может сделать вывод о компетенциях персонала.
Оптимизация кадровой численности персонала
Оптимизация кадровой численности персонала – это не только сокращение, но и дополнительный найм.
Когда количество невыполненных задач растет снежным комом, существующий пул специалистов не успевает справляться, логичным кажется расширение штата. Однако автоматическая система мониторинга может все расставить по своим местам.
Так было в одном из кейсов CrocoTime, где выяснилось, что причиной «неуспеваемости» отдела бухгалтерии стало неправильное распределение обязанностей в соответствии с компетенциями. Проще говоря, главный бухгалтер занималась проверкой договоров, бухгалтеры занимались рутинными задачами, например, заказывали билеты для командировок, а стажеры, не обладающие должными компетенциями, получали сложные для них задачи. В этом случае изменение кадровой численности не потребовалось, достаточно было скорректировать регламенты, перераспределить обязанности, выровнять нагрузку.
Однако не всегда такой путь возможен, и сокращение штата после детального анализа расходов рабочего времени в сравнении с качеством и количеством выполняемых задач тоже случается. Но в этом случае увольнение происходит безболезненно для компании – автоматически созданные табели учета рабочего времени становятся основанием для расторжения трудового договора и избежания претензий со стороны персонала.
CrocoTime – верный инструмент для определения загруженности персонала компании, оценить возможности системы можно в бесплатном тестовом режиме, что поможет понять, насколько эффективна программа в вопросе управления таким дорогим ресурсом как время.