Повседневная жизнь стремительно уходит в «цифру», эффективный и прибыльный бизнес невозможно представить без современных технологий. Пандемия послужила дополнительным катализатором активного использования компьютерных возможностей и программных решений с одной стороны, с другой – повысила риски потери эффективности работы персонала и заставила искать современные методы контроля работы сотрудников.
Как контролируют сотрудников в 2022 году?
Два года то постоянной и массовой, то периодической удалённой работы серьёзно продвинули российский бизнес в вопросе использования различных методов контроля работы персонала. Если раньше руководителям было достаточно заполнения табелей учета рабочего времени ради соблюдения требований Трудового законодательства, то теперь стало важно знать, на что именно тратятся рабочие часы и как часто сотрудники отвлекаются от своих обязанностей.
В начале 2022 года в опросе каждый четвертый управленец признался, что использует те или иные инструменты мониторинга активности подчиненных. 76% компаний отдают предпочтение онлайн-программам. Подходы к контролю, даже если инструменты одни и те же, тем не менее, могут быть разные и во многом зависят от специфики компании, масштабов и даже созданной корпоративной культуры.
Виды контроля работы персонала
Виды контроля – это скорее поведенческие тактики руководителя. Можно «железно» держать в фокусе каждую секунду работы, можно проявить доверие к команде – степени рисков будут разные. Поэтому, как правило, управленцы комбинируют различные виды в зависимости от непосредственной задачи или проекта, уровня ответственности и мотивации персонала.
- Контроль по итогу: «Не важно, что, как и когда ты делаешь, нам нужен и важен только результат».
Этот вид контроля основан на большой степени доверия. Руководитель ставит задачу, а потом «отпускает» ситуацию, возвращаясь к вопросу только в финале.
Итоговый контроль, безусловно, экономит время начальника, но при этом несёт большие риски. Подходит такой вариант только для высокомотивированных, ответственных и самостоятельных сотрудников, которых не нужно понукать к работе и которые разделяют стремления руководства. Другие воспользуются отсутствием контроля и с большой долей вероятности нарушат дедлайн, сделают спустя рукава, а управленец узнает об этом в самом финале, когда исправить что-то если и можно, то очень сложно
- Контрольные точки: «Какие итоги на этом этапе работы?»
Этот вид контроля применяют, когда процесс работы можно четко разделить на этапы. Контрольные точки определяют в финале каждого этапа. Компромиссный подход, поскольку руководитель в курсе событий, а специалисты тем не менее получают простор для самостоятельной работы и принятия решений. Рисков меньше, а вероятность получить конечный результат в желаемом виде больше.
- Промежуточный контроль: «Что сделано за неделю?»
При таком виде контроля руководитель отталкивается не от этапов работы, например, над проектом, а от времени. Определяется периодичность контроля и подводятся итоги за неделю/месяц или даже день. Ежедневные короткие «летучки», на которых за несколько минут специалисты рассказывают, что успели сделать, что планируют, с какими проблемами столкнулись – это как раз промежуточный контроль. Подход хорош тем, что команда и руководитель знают, как идут дела в целом, но отнимает довольно много времени и ресурсов. И стоит отметить, что подходит для тех видов деятельности, где можно довольно четко определить сроки, но не для творческих профессий. Нет гарантии, что бомбическим слоганом для рекламной компании осенит ровно в 9 утра в среду.
- Текущий контроль: «Будь готов отчитаться о проделанной работе в любой момент».
Этот вид контроля предполагает внезапные проверки. Сотрудники знают, что оценить их работу могут в любой момент, но когда именно – не в курсе. Такой подход используют на поточном производстве, там, где важно соблюдение стандартов, или когда очевидно «проседает» какой-то показатель – качество, дисциплина и т.д. На первый взгляд внезапный контроль держит сотрудников в тонусе, но чаще подвергает персонал стрессу, нервируя и понижая лояльность к руководству и компании.
Мониторинг работы персонала в ТОП компаниях мира
Без контроля сложно двигаться вперед и достигать поставленных целей. И чем крупнее компания, чем больше штат, тем больше внимания и времени уделяют руководители вопросам мониторинга работы персонала. Мировые гиганты зачастую не раскрывают свои принципы и подходы к контролю сотрудников – отчасти действует политика неразглашения, отчасти потому что подходят к мониторингу практически персонифицировано, выбирая для разных должностей разные виды контроля, комбинируя и подыскивая наиболее оптимальные и эффективные варианты, которые не будут отвлекать от основных обязанностей, гарантируя результат, но помогают мотивировать и держать процесс в фокусе.
Объединяет ТОП компании мира использование программных инструментов для мониторинга работы персонала. И спрос на софт такого рода растёт ежегодно. При этом в Европе закон строго стоит на защите персональных данных, а вот в Америке в зависимости от штата многие работодатели имеют право не просто контролировать работу за ПК, но и, например, перехватывать электронные письма сотрудников, а одной из самых популярных функций программ мониторинга рабочего времени остается кейлоггер, когда фиксируется порядок нажатия клавиш на клавиатуре. Хотя сегодня есть более лояльные и прозрачные способы контролировать персонал.
Автоматический мониторинг работы сотрудников
Автоматический мониторинг работы сотрудников экономит время и руководителей, и подчиненных. Системы автоматического мониторинга, такие как, например, CrocoTime, не требуют от персонала никаких лишних действий:
- не нужно запускать программу вручную – она включается сразу вместе с рабочим ПК;
- не нужно проставлять время работы, перерывов – всё подсчитывается автоматически с учётом активности сотрудника за компьютером;
- не нужно писать отчёты – программа анализирует рабочее время;
- не нужно вглядываться и следить за сотрудниками – система оповестит руководителя, если отклонения от регламента работы критичные.
Всё, что требуется – задать настройки по компании, отделам или специалистам персонально и использовать полученные аналитические данные для повышения эффективности, поскольку итоговые результаты мониторинга с использованием системы CrocoTime дают исчерпывающую информацию о деятельности каждого сотрудника:
- соблюдение дисциплины. Начало и окончание рабочего времени фиксируются в системе;
- количество отвлечений. Программа отмечает отсутствие активности, если сотрудник не печатал на клавиатуре или не использовал мышку в течение 5 минут;
- продуктивные и непродуктивные рабочие часы и минуты. CrocoTime, исходя из настроек, отмечает сайты, приложения, которые по сути не нужны для непосредственной работы. Например, время, проведенное на развлекательных порталах, видеохостингах фиксируется как потраченное впустую;
- эффективность сотрудника. Система сравнивает работу коллег с одинаковыми обязанностями, позволяя выделить самых активных и трудоспособных, перераспределить задачи при излишней нагрузке.
Пассивный и активный контроль сотрудников
Каким образом контролировать сотрудников – полностью выбор работодателя. Трудовое законодательство России только обязывает учитывать рабочее время, но не уточняет, какие инструменты и подходы использовать.
Программы автоматического мониторинга позволяют выбрать любой путь, который будет максимально эффективным и приемлемым для компании. Существует две стратегии контроля и использования данных мониторинга:
- пассивный контроль сотрудников. В этом случае результаты сбора данных о работе персонала становятся причиной для принятия тех или иных управленческих решений. То есть сначала формируется картина, а затем следует реакция руководителя;
- активный контроль сотрудников. Это контроль предупреждающий, когда данные используются для прогнозирования и нивелирования нежелательных отклонений и их последствий.
Преимущество автоматических систем в том, что руководитель может использовать обе стратегии одновременно. Увидев незначительные отклонения, заранее среагировать и выяснить причины. А если данные говорят о существенных заминках, которым нет объективных объяснений, применить санкции или провести кардинальные изменения. Главное – все решения основываются на наглядных данных. Личные взаимоотношения, человеческий фактор, гипотезы остаются «за бортом».
Автоматические отчеты о работе сотрудников
Только 45% сотрудников компаний, где применяют программные инструменты контроля, знают о своих результатах. В большинстве руководители не считают нужным сообщать подчиненным итоги их работы. Отчасти такое происходит из-за того, что управленцу нужно провести самостоятельный анализ собранных данных, а если ситуация не выглядит из ряда вон выходящей, тратить на это время кажется нелогичным. CrocoTime предоставляет готовую аналитику в различных разрезах, в наглядном виде. Результаты формируются автоматически по запросу начальника, а в случае, если отклонения от заданных правил работы серьёзные, уведомления приходят на почту управленцу мгновенно.
Кроме того, система позволяет открыть данные для самих сотрудников, чтобы те видели результаты и могли скорректировать свою работу в положительную сторону. Это служит дополнительным источником мотивации.
CrocoTime учитывает и законодательные нормы – табели учета рабочего времени создаются в автоматическом режиме, экономя время отдела кадров. А бухгалтеры получают реальные данные для расчета зарплаты.
Современный контроль работы сотрудников должен быть процессом простым и не отнимать у специалистов и руководства время, которое так стремятся сэкономить. CrocoTime – система, которая создана, чтобы сделать работу компании прозрачной, эффективной, нацеленной на получение результата, но при этом с минимальными затратами ресурсов и максимально лояльным способом.