Сколько времени от положенных по трудовому договору сотрудник занимается непосредственно рабочими задачами – хочет знать каждый руководитель. Особенно в кризис, когда тратить деньги впустую дважды неразумно. Вопрос не в жадности, а в перспективе выжить в сложной экономической ситуации. Да и в принципе продуманный подход к распоряжению финансами – залог успешного бизнеса. Учет рабочего времени, недоработок в том числе – вариант, который поможет увидеть, как на самом деле распределяет свои усилия персонал.
Зачем необходимо вести учет рабочего времени?
Начнем с самого очевидного: вести учет рабочего времени обязывает Трудовое законодательство России. Отсутствие учета как нарушение попадает под статью 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях и наказывается штрафом от 1 тысячи рублей до 50 тысяч. Лишиться полсотни тысяч рублей из-за того, что лень/некогда организовать учет рабочего времени в условиях кризиса – дополнительное финансовое испытание для любой компании. Но не только этот факт заставляет руководителей отслеживать, когда и чем подчиненные заняты на своих местах. Контролируют рабочее время ради:
- налаживания трудовой дисциплины. Опоздания, ранние уходы с работы без уведомления начальника, как правило, процветают там, где на это внимания не обращают. Стоит только персоналу узнать, что рабочее время начинают учитывать, при расчете зарплаты в том числе, как стимула приходить вовремя и не покидать офис раньше положенного становится больше. И силы вставать по утрам находятся, и дела личные порой становятся не такими срочными и важными;
- повышение эффективности. Тут тоже прямая зависимость – с одной стороны, и инструмент поднять продуктивность за счет анализа ситуации – с другой. Руководитель получает возможность увидеть, когда подчиненные наиболее работоспособны, какие инструменты лучше всего помогают решать рабочие задачи;
- безопасность. Если фиксируется время, проведенное в офисе, а иногда и в отдельных кабинетах, то в любой сложной с точки зрения безопасности ситуации можно вычислить нарушителя и даже определить, кто виноват в срыве дедлайна;
- сокращение штрафов за несоблюдение нормы рабочих часов. Если человек серьезно перерабатывает, да ему еще за это и не платят, то ситуацией может заинтересоваться Трудовая инспекция. Учет рабочего времени помогает видеть, кто работает сверх нормы, и либо оплачивать дополнительные часы, либо сокращать нагрузку на специалиста.
Как организовать учет рабочего времени
Как именно должен быть организован учет рабочего времени Трудовой кодекс не уточняет. Предлагает два варианта табеля, которые нужно заполнять ежедневно. А вот откуда брать данные – личное дело каждого руководителя. Какие варианты возможны:
- вахта. Хорошо знакомый с советских времен метод учета рабочего времени. На входе организована дежурная зона, вахтер отмечает время прихода и ухода каждого сотрудника;
- различные пропускные системы – турникеты и СКУД. Турникеты могут быть полностью автоматическими, когда проход откроется после того, как сотрудник приложит пропускную карту к терминалу, или полуавтоматическими, когда на кнопку открытия турникета нажимает все тот же вахтер после визуальной оценки пропуска. Также могут использоваться биометрические данные для открытия турникета – например, отпечаток пальца, скан радужки глаза и т.д. Функционал СКУД (систем контроля и управления доступом) шире и может быть применим и внутри компании – с помощью СКУД разделяют допуск в отдельные помещения для разных категорий персонала;
- видеонаблюдение. Тоже популярный способ отслеживать деятельность персонала, камеры устанавливают на этажах, в общих кабинетах, даже местах отдыха, чтобы в любой момент можно было увидеть, где находится тот или иной сотрудник.
Эти самые распространенных способы мониторинга рабочего времени направлены в большей степени на контроль дисциплины и соблюдение трудового графика. Вне поля зрения остается загруженность персонала в течение рабочего дня. Конечно, руководитель может внезапно появляться в кабинете и проверять, чем именно заняты подчиненные. Но увлеченно стучать по клавишам можно и не работая, а, например, переписываясь с друзьями или обсуждая в комментариях новости. А пристально вглядываться в монитор – демонстрация недоверия, которая демотивирует и даже возмущает.
Автоматический мониторинг загруженности персонала
Рассчитывать на то, что сотрудник, который пришел на работу вовремя, сразу же кинется работать – как верить в фею-крёстную. Всем известно, что в каждом коллективе есть свои ритуалы: прийти, включить компьютер, налить кофе, обсудить с коллегами последние новости. Потом проверить почту, потом ответить на сообщения в соцсетях, а там обед… Кроме того, есть и еще одна категория специалистов, которые успевают работать на два «фронта» – по статистике, 14% сотрудников российских компаний подрабатывают на стороне, а 73% хотели бы подрабатывать. О каких успехах компании при таком раскладе может идти речь?
Ровно как и велосипед, эффективный способ увидеть не просто наличие сотрудника на месте, но и его загруженность, изобрели не год и не два назад. Автоматические системы мониторинга работы персонала подходят к вопросу комплексно. Одна из таких программ – CrocoTime, которая берет во внимание и дисциплину, и качество труда. Система располагается на сервере компании или используется в облачной версии, агенты мониторинга устанавливаются на персональные компьютеры сотрудников и собирают статистику. Анализ информации помогает управленцам видеть всю ситуацию в компании.
Как определить потери рабочего времени?
Потери рабочего времени – это не только опоздания и прогулы. Нерациональное использование рабочих часов зачастую крадет больше времени компании, а соответственно, и фонд оплаты труда. Чтобы предъявлять к персоналу оправданные претензии и требования, руководитель в первую очередь должен наладить рабочие процессы: установить график, прописать должностные обязанности, следить за техническим оснащением рабочих мест и наличием расходных материалов и т.д. Одним словом, сделать так, чтобы пенять подчиненным было не на что. И, конечно, выбрать и уведомить всех о способе учета рабочего времени.
Особенности учета рабочего времени
Учет рабочего времени зависит от специфики компании, производства, должностных обязанностей специалистов. Мониторинг должен быть объективным, учитывать законодательные нормы в плане продолжительности рабочего дня и рабочей недели, а также экстренные ситуации – больничные, отгулы, и плановый отдых – ежегодный отпуск, праздничные дни.
Когда все нюансы учтены, формируется картина «как должен работать сотрудник». Это идеальная модель, в которой можно допустить небольшие погрешности. Все-таки человек – не робот и работать совершенно без коротких перерывов не может по определению. Но в общем и целом именно с идеалом сравнивают реальные достижения персонала, чтобы выявить потери рабочего времени.
Автоматический мониторинг рабочего времени персонала снимает в первую очередь вопросы влияния человеческого фактора. Программа не может подделать собранные данные, а сам сотрудник – изменить показатели постфактум. Руководитель, опираясь на аналитику, получает возможность оперировать фактами, подумать, что начальник относится к кому-то особенно предвзято (с хорошей стороны или с плохой) не получится.
Повышение эффективности работы сотрудников
По статистике разработчика программы CrocoTime, одно только знание, что работу отслеживают, повышает общую эффективность примерно на 30%. В практике есть кейсы, когда пробно внедряли систему только для части коллектива, стараться начинали все, поскольку не знали, кто именно стал объектом мониторинга. Хоторнский эффект в действии.
Что стало причинами для повышения эффективности:
- CrocoTime начинает свою работу, когда сотрудник включает компьютер, отключается тоже параллельно с ПК. Это повышает трудовую дисциплину, ведь включить рабочую машину нужно не позже обозначенного в трудовом договоре часа;
- система учитывает активность сотрудника в течение всего дня, рисуя «фотографию» рабочего времени – когда сотрудник работал, когда отсутствовал за компьютером, когда отвлекался. Справедливости ради программа не учитывает законные перерывы и отмечает время продуктивным, если в корпоративном календаре стоят встречи с клиентами, звонки по телефону или видеосвязи, планерки;
- время работы делится на продуктивное и непродуктивное в зависимости от того, чем именно занимался специалист. Гибкие настройки позволяют назначить для каждого сотрудника списки полезных сайтов/приложений и тех, что будут считаться отвлечениями. Посерфить незаметно в Интернете не получится.
Так выявляется время, когда сотрудник трудится на максимуме, а когда полностью расслаблен, становятся видны потери рабочего времени, и при изучении аналитики легко выявить причины. «Узкие места» во внутренних процессах компании подсвечиваются – руководителю остается только принять меры по их устранению, чтобы у персонала были возможности и не было ограничений для качественного выполнения рабочих задач.
CrocoTime помогает найти недоработки, не напрягая руководителя и не накаляя обстановку в коллективе, поскольку программа известна своей лояльностью. Сотрудники могут не беспокоиться за сохранность своих данных – система не делает скриншотов, не подслушивает и не подсматривает. Налицо только трудовые успехи специалистов.