Действительно, зачем? Коллектив в полном составе пришел на работу, отметился на проходной, открыли ноутбуки – и вперед! Дело продвигается. Как будто. На практике далеко не все сотрудники включились в процесс. Часть из них не понимает, в правильном ли направлении движется, кому-то нечем заняться. Другие не скорректировали сроки по проектам, потеряли мотивацию. Во всех случаях время тратится впустую. Со всеми вытекающими экономическими и моральными потерями. Поговорим, как учитывать рабочие часы пользы ради.
Оптимизация рабочего процесса в компании
Деятельность практически каждой компании направлена на получение прибыли при снижении затрат до минимума. Если развитие затормаживается, пора выяснять причины. Провалы проявляются в таких признаках:
- управленческие решения принимаются медленно, затягивается их реализация;
- функции отделов компании не скоординированы между собой;
- размыты границы ответственности персонала, обязанности пересекаются;
- качество проектов или продукции не удовлетворяет ни заказчика, ни исполнителя;
- численность штата не соответствует уровню производительности.
Достичь оптимизации возможно, сократив отстающих работников, проведя кадровую перестановку, подтянув бизнес-процессы. Нельзя ошибиться в том и другом случае. Как минимум, все останется, как есть, с прежними расходами, неудачами. Как максимум – станет еще хуже, если под оптимизацию попадет не тот специалист. Определить, кто же из работников – лишнее звено, обнаружить алгоритмы, на которые уходит неоправданно длительный срок, помогают системы контроля.
Способы контроля персонала
Получить достоверную информацию, чем в данный момент занимается коллектив, можно различными методами. Если в компании 10-15 человек, мониторить ситуацию просто в ручном режиме. Здесь больше взаимодействий, общения, более прозрачные процессы. На предприятии с тысячным штатом отношение к контролю меняется. Он усиливается. По объективным причинам.
Первыми в отслеживании дисциплинированности стали популярными видеонаблюдение плюс система контроля и управления доступом. Приложив пропуск к считывателю, служащий пересекает СКУД. Она фиксирует часы появления на проходной и ухода из офиса. При очень большой необходимости работники с легкостью преодолевают преграду. С помощью коллег, кто готов отметиться за себя и за того товарища. Это своеобразное противостояние двух сторон: заставить не опаздывать и обойти контроль. Наниматель, чтобы добиться пунктуальности, готов идти на любые маневры, устанавливать границы мониторинга:
- в качестве второго рубежа СКУД дополняют видеокамеры. Снимают всех входящих/выходящих. Если система проведена в офисные помещения, то отслеживает деятельность коллектива в течение дня. В больше мере – перемещения по офису, чем конкретную занятость;
- биометрические терминалы вытесняют устаревающие методы как более защищенные. Биометрические данные нельзя подделать, забыть дома, как пароль, или потерять, как пропускную карту. Современные алгоритмы в биометрии идентифицируют одновременно несколько лиц в потоке, плохое освещение уже не преграда для распознавания;
- программы учета рабочего времени соединяют в себе функции контроля дисциплины, а также анализ деятельности штата, обеспечивают универсальный подход к атмосфере в коллективе.
К чему может привести отсутствие контроля на работе?
Детское ожидание похвалы во взрослой жизни перерастает в желание получить оценку, ответную реакцию на исполненное. Психологи утверждают: это нормально. Это свойственно большинству. Не всем, конечно. Но дает понимание, что в компании ты нужный специалист. Что двигаешься в правильном русле.
Чаще наблюдаем иную ситуацию, когда руководитель не спешит одобрить, откликнуться каким-то образом. Коллектив привыкает к положению “не поругали, значит, все нормально”. Но так же серенько, средненько протекает рабочий процесс. Психологи, менеджеры по кадрам едины во мнении: сотрудникам важно, чтобы в них видели личность. Это в первую очередь. Иначе мотивация быть эффективным снижается. Кроме того, без контроля разлаживаются процессы:
- теряется время. Без проверок, взаимодействия по ходу проекта с менеджером служащий трудится по наитию, у него нет уверенности в правильности действий, ему сложно предсказать результат;
- пропадает заинтересованность. Не зря совместные совещания менеджеров и исполнителей, обмен мнениями между ними, совместный поиск идей рассматривается, как способ создать сплоченную команду. Такую человек вряд ли захочет покинуть;
- уходит понимание развития бизнес-процессов, уровня загруженности конкретного работника и целых отделов;
- начальник упускает право руководить, требовать. На поручение выполнить ту или иную задачу велик шанс получить ответ, что “и так занят сверх меры. А почему я? Это не входит в мои обязанности. Я не смогу”.
Контроль сотрудников за компьютером
Избежать снижающих авторитет ситуаций возможно при контроле сотрудников. Мы не говорим о тотальной слежке. Нет. Только об объективном управлении процессами. При котором нет влияния человеческого фактора: наказания или поощрения в зависимости от настроения начальника, от дружеских коллегиальных отношений. Но есть производственная необходимость упорядочить работу, вовлечь персонал в общее дело, избежать передачи секретных данных конкурентам.
Программы контроля и учета рабочего времени отслеживают все действия за ПК. Начинается все с включения устройства, при котором фиксируется начало дня сотрудника. ПП покажет данные о прогулах, ранних уходах, других подобных нарушениях порядка. Далее:
- отметит востребованность интернет-ресурсов и разделит их на продуктивные и непродуктивные;
- детализирует работу сотрудника, уровень его загруженности;
- отметит этапы реализации проекта.
Программы учета времени за компьютером могут “грешить” такими функциями, как сделать скриншот или видеозапись экрана монитора, считывать е-мейл, прослушивать телефонные разговоры и т.д. В желании подловить подчиненных на неправомерных в трудовой период действиях, работодатель устанавливает такие “шпионские” программы по-тихому. Знает, что нарушает закон о сохранении личных данных. Но все же коллектив о мониторинге не извещает.
Другой опыт контроля – рассказать персоналу о программах отслеживания действий, еще лучше собрать подписи, что ознакомлены с правилами. Уже одна расписка психологически настраивает быть ответственным.
Внедрение тайм-менеджмента в компании
Личная эффективность каждого участника коллектива зависит от того, как в целом относятся ко времени в компании. Обозначен или нет единый подход к тайм-менеджменту. Чаще всего о нем забывают. Привычнее требовать отчет, есть установленная форма, о командировке, о потраченных суточных. Но говорим же, что время дороже денег, оно бесценно. В итоге в организациях мало кто соблюдает единые, понятные правила по времени. Хотя они позволяют быть продуктивным во всех сферах:
- определить приоритеты;
- снизить уровень стресса или в целом исключить его;
- открыть новые временные ресурсы;
- достигать целей в более короткие сроки;
- контролировать свою жизнь.
Тайм-менеджмент начинается с простого действия. записывать план на завтра в ежедневнике, пользоваться Outlook. Главное, делать это осознанно, с настроем следовать плану. Для этого нужно учиться грамотно планировать:
- на первое место ставить сложные и важные задачи. Обозначить спринт для их выполнения. После них более простые задания решатся почти незаметно и легко;
- отключить соцсети, гаджеты, е-мейлы – самые главные пожиратели ваших часов;
- отсеивать ненужную информацию. Утро наиболее результативный период для действий, не стоит загружать его чтением пусть интересной, но ненужной в данный момент информацией;
- избегать многозадачности. Переключение с одной на другую, недоведение дела до конца снижает внимание, концентрацию, напрягает, влияет на качество работы;
- организовать рабочее место, убрать все лишние бумаги, обустроить так, чтобы было приятно смотреть и находиться весь день.
При строгом планировании помнить об отдыхе. Перегореть, выложиться до состояния “минус” – не значит добиться успеха и стать более совершенным. Полезнее научиться основным принципам тайм-менеджмента и начать управлять, контролировать данные. Где находятся ошибки, какие действия малорезультативны, как избежать негативных последствий.
Автоматический учет рабочего времени
Сделать тайм-менеджмент частью жизни, обыденно-полезным явлением помогают программы учета времени. Регулярно мониторить день, неделю, месяц возможно с CrocoTime. Оно позволяет:
- отметить начало и окончание работы, перерыв, опоздание и прогул;
- проанализировать статистику отвлечений на второстепенные, маловажные задания;
- получить в отчете список всех сайтов, приложений, программы, к которым в течение дня обращался персонал или вы лично;
- распланировать график на основе анализа полученных ранее данных;
- отследить, сколько времени было потрачено на выполнение той или иной задачи;
- оценить KPI, исключить несущественные действия;
- перераспределить нагрузку, своевременно реагировать на внештатные ситуации.
Клиенты CrocoTime, большие предприятия с десятитысячным штатом, и маленькие – до полусотни человек, отметили: контроль времени изменяет атмосферу в компании. Она становится сонастроенной. Установка ПП дисциплинирует сотрудников. Их действия прозрачны. Персонал оценивает собственные промахи, учится их избегать, управлять личным временем и корпоративным. Это, в общем, то, к чему стремится бизнес – предотвращать неблагоприятные сценарии, успевать быть успешным.