Рациональный учет рабочего времени лежит в основе эффективного управления персоналом, а следовательно, становится базой для процветания любого бизнеса. Человеку свойственно отвлекаться, брать тайм-ауты при высокой нагрузке. Но одно дело, когда соотношение работа/отдых находится в разумных пределах, другое – когда сотрудник явно тратит время больше на посторонние дела, чем на рабочие задачи. Как наладить грамотный контроль без «прегибов», какие инструменты анализа рабочего времени персонала дают максимальный эффект для бизнеса – расскажем в этой статье.
Человек не может быть 100% эффективен все 8 рабочих часов. Брать паузы в работе надо – об этом заявляют психологи. Правда, с небольшой оговоркой: перерыв – это смена деятельности на более легкую, но тем не менее имеющую отношение к делу: например, сделать список задач на следующий день или поставить новую цель. Интернет, онлайн-игры, болтовня с коллегами, по мнению специалистов, – не отдых.
Однако статистика говорит: сотрудники в большинстве отвлекаются на то, что психологи не советуют:
- неформальное общение с коллегами – 39%,
- чтение новостей – 37%,
- соцсети – 27%.
При этом на отвлечения персонал тратит до 30% рабочего времени.
Зачем вести учет рабочего времени персонала?
Во-первых, начнем с того, что вести учет рабочего времени – это обязанность руководителя, которую накладывает Трудовой кодекс России. Отсутствие учета рабочего времени попадает под ч.1 ст.5.27 КоАП РФ и грозит юридическим лицам штрафом до 50 000 рублей.
Во-вторых, учет рабочего времени влияет на организацию внутренних рабочих процессов в компании. Он помогает:
- наладить дисциплину и ответственность. По статистике, в России регулярно опаздывает каждый четвертый работающий. Причем время опоздания варьируется от 5 до 30 минут. Если добавить уходы пораньше, частые чаепития, получается и вовсе значительная цифра;
- обнаружить потери времени. Ничто не влияет так негативно на эффективность работы персонала, как использование соцсетей, ютуба, мессенджеров в личных целях;
- найти скрытые резервы. Работа в авральном режиме и сорванные дедлайны приводят к стрессу. Стресс негативно сказывается не только на здоровье, но и на продуктивности персонала. Учет и анализ рабочего времени помогают установить объективные сроки выполнения задач, увидеть, как распределяется нагрузка в команде специалистов;
- принимать правильные управленческие решения. Когда руководитель видит, кто и как работает, несложно сформировать кадровую политику, определить сотрудников, которым нужно повышение квалификации, работников, которые «переросли» свою должность и готовы к повышению и расширению функциональных обязанностей, принимать меры по оптимизации штата;
- модернизировать бизнес-процессы. Учет рабочего времени показывает «узкие места» во внутренних процессах компании – от каких операций можно отказаться без ущерба для результата, какие операции можно усовершенствовать/ускорить/автоматизировать и т.д. Так повышается эффективность, а сотрудники получают возможность избавиться от рутины, сосредоточившись на интересных задачах.
Вести контроль рабочего времени важно со всех точек зрения – юридической, практической, перспективной.
Методы контроля рабочего времени сотрудников
Методы контроля рабочего времени сотрудников зависят от целей руководства:
- планерки-«пятиминутки», отчеты, чек-листы.
Эти методы помогают наладить рациональное планирование, держат коллектив в тонусе. Но требуют дополнительного времени и не всегда правдивы и объективны;
- видеонаблюдение.
Камеры на входе в офис, в коридорах, кабинетах способны показать, чем заняты сотрудники в течение рабочего дня: кто долго и часто пьет чай на кухне, проводит время в зоне отдыха. Но чаще всего такой метод вызывает недовольство коллектива: никто не хочет жить, как в телешоу, под постоянным взором «большого брата»;
- СКУД (системы контроля и управления доступом).
Этот метод заключается в фиксации с помощью идентификационных систем прихода/ухода на предприятие/в офис и перемещений сотрудников в периметре. Увидеть, кто опаздывает, кто часто отлучается с работы, не составит труда. Но понятия об эффективности такой вариант контроля персонала не дает;
- автоматизированные системы контроля рабочего времени.
При таком методе контроля используют специальное программное обеспечение. Оно сочетает в себе сразу несколько функций: фиксирует соблюдение трудового распорядка и учитывает всю активность в течение рабочего дня, давая возможность поддерживать дисциплину и эффективность сотрудников.
Особенности учета рабочего времени
Учет рабочего времени – вопрос тонкий. Зачастую руководитель и подчиненные оказываются по разные стороны баррикад: управленец считает, что это поможет компании развиваться, целесообразно расходовать человеческие и финансовые ресурсы, персонал – что «затягивают гайки», стремясь обнаружить недостатки в работе. Поэтому при внедрении в компании любого метода контроля рабочего времени важно учесть главные особенности:
- юридические.
По закону сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни и тайну личной переписки/телефонных переговоров. Собирать такие данные можно только с согласия работника, иначе – уголовная ответственность. Причем возможности современных методов учета рабочего времени настолько широки, что потенциально способны нарушить разумные границы. Поэтому об учете рабочего времени обязательно уведомить каждого специалиста письменно, получить его согласие;
- моральные.
Справедливые опасения, что контроль рабочего времени может затронуть личную сферу, заставляют персонал относиться к мониторингу как минимум с опаской, как максимум с полным отрицанием. Поэтому важно использовать лояльный софт, который прав человека не нарушает. Среди автоматических систем учета рабочего времени в этом плане выделяется программа CrocoTime – она не делает скриншотов, не запоминает порядок нажатия клавиш, не подсматривает через веб-камеру. Система работает не по принципу жесткого надзирателя, а с позиции помощника в организации рабочих процессов и самоорганизации сотрудников.
Автоматический анализ рабочего времени
Стоит понимать, что компании берут рабочее время под контроль не ради пустого интереса. От работы каждого конкретного сотрудника зависит функционирование бизнес-процессов компании. Определить «узкие места», выявить причины «неуспеваемости» отдельных работников и их влияние на общий результат можно с помощью анализа рабочего времени. Это один из простейших способов увидеть, как функционируют внутренние бизнес-процессы компании, частью которых всегда является персонал.
Оптимизация рабочих бизнес-процессов
Вопрос оптимизации бизнес-процессов сейчас стоит особенно остро. От того, насколько слаженно работает персонал, насколько четко выстроены внутренние схемы работы, зависит положение предприятия на рынке, конкурентоспособность. Анализ рабочего времени с использованием автоматических систем, показывает:
- структуру компании в деталях. Программа дублирует кадровую архитектуру организации – отделы, подразделения, линейных работников и руководящий состав. Увидеть соответствие выполняемых задач должностным обязанностям не составит труда;
- эффективность бизнес-процессов. Отклонения от заданных нормативов свидетельствуют о том, что что-то в самом процессе идет не так, как положено. Определив причины, можно предпринять шаги по совершенствованию устоявшихся в компании практик, изменить процессы: убрать лишние шаги – например, формальные согласования; изменить качество коммуникаций – например, отделы могут не делать запросы по электронной почте, а перейти на взаимодействие в рамках экспресс-планерок; сократить ручной труд – например, автоматизировать отчеты о проделанной за день работе и т.д.
Оптимизация рабочих бизнес-процессов всегда начинается с аналитики. Учет рабочего времени – первый шаг и «лакмусовая бумажка», которая показывает, что нужно сделать для перспективного развития в первую очередь.
Контроль над сотрудниками и повышение прозрачности процессов
Бизнес строится на людях. Если успех компании зависит от эффективности бизнес-процессов, то эффективные бизнес-процессы зависят от заинтересованности, уровня мотивации и отдачи каждого работника. Прямая зависимость.
И если пойти в обратном порядке, то получается: лояльный контроль персонала повышает прозрачность процессов, что в свою очередь позитивно сказывается на успехах бизнеса.
Как это работает: самый объективный вариант – автоматическая форма контроля. В таком виде руководство компании, да и сам персонал получает максимально правдоподобную картину происходящего в организации, без поправок на человеческий фактор.
Например, программа CrocoTime сама собирает все данные о деятельности сотрудника:
- начинает работу вместе с включением компьютера, заканчивает – с выключением;
- учитывает всю активность за рабочим ПК: какие ресурсы и программы использует сотрудник в течение рабочего времени, какие из них продуктивные, а какие – только отвлекают от выполнения задач, как долго выполняет намеченный план и «зависает» на посторонних сайтах;
- фиксирует время без компьютера. Если нет отклика от клавиатуры и мыши в течение 5 минут, значит, сотрудник отошел от рабочего места. Если на это время в корпоративных календарях намечена встреча с клиентами, планерки, переговоры, то время будет считаться потраченным с пользой. Здесь все справедливо;
- сравнивает показатели специалистов на одинаковых должностях.
Так во внимание берется все рабочее время персонала – от начала до конца и в деталях. Это помогает сформировать цельное представление о расходовании рабочих часов, а в итоге сделать определенные выводы:
- кто делает много, быстро, берет на себя обязанности коллег;
- кто, наоборот, не справляется, негативно влияет на бизнес-процессы, и по каким причинам;
- какие нормативы и регламенты далеки от реальности, нужно вносить коррективы для успешной работы.
Точная информация о занятости каждого сотрудника делает бизнес-процессы прозрачными, понятными, дает возможность найти точки для оптимизации и автоматизации, которые облегчают работу персонала и позволяют компаниям выходить на новый уровень.
Автоматический анализ рабочего времени сотрудников – базовый «кирпичик» в строительстве успешного бизнеса. Программа CrocoTime – лояльный и эффективный инструмент для повышения эффективности и прозрачности бизнес-процессов.