Каждая минута рабочего времени – исключительно работе. Мечта любого руководителя. Однако на практике ситуация зачастую далека от идеала. Сотрудники готовы заниматься чем угодно, только не рабочими задачами. В чем причины таких ленивых настроений и как с ними бороться – будем выяснять.
Причины низкой эффективности работы сотрудников
Низкая эффективность работы сотрудников ставит под угрозу весь бизнес. Неторопливое отношение и безынтересный подход к задачам становятся причинами срыва дедлайнов, негативного отношения заказчиков к компании, далёких от ожидаемых финансовых результатов. Вместо того, чтобы отдавать всё время работе, сотрудники признаются, что тратят время впустую – всячески оттягивают начало работы над задачами 61% персонала отечественных компаний. Чем занимаются:
- судачат с коллегами – 44%;
- разговаривают по телефону или переписываются в чатах по личным вопросам – 33%;
- изучают новостные ленты – 27%;
- сёрфят в соцсетях – 17%;
- частенько выходят на перекуры – 15%;
- тратят время на подработку – 11%;
- планируют отдых – 10%;
- выполняют учебные задания – 7%;
- делают покупки в интернете или смотрят сериалы/ролики – по 5%;
- играют – 4%.
Поводов не работать, как видим, много. Другой вопрос, почему сотрудники готовы делать всё, лишь бы ничего не делать по работе. Причины зачастую тесно связаны с психоэмоциональными аспектами.
Профессиональное выгорание
Профессиональное, или эмоциональное выгорание – состояние, знакомое каждому второму сотруднику российских компаний. Проблема настолько серьёзная, что медицинское сообщество признало состояние болезнью. При этом ВОЗ подчеркивает, что выгорание относится только к профессиональной сфере и не может применяться к другим аспектам жизни. Главные симптомы:
- негативное отношение к работе – всё, что касается рабочих задач, искренне «бесит», любое высказывание, просьба вызывают резко отрицательные эмоции;
- намеренное дистанцирование сотрудника от коллектива – специалист не участвует в корпоративной жизни, старается избегать планерок, а если и участвует, то крайне неактивно;
- частые опоздания, отгулы, максимально длительные отпуска – истощённый сотрудник всячески ищет способы не ходить на работу, а на рабочем месте – всё равно не работать.
Работодатели в большинстве признаются, что профессиональное выгорание отрицательно влияет на эффективность работы персонала, ключевые показатели и атмосферу в коллективе, а среди главных причин, которые приводят к эмоциональному истощению, называют:
- неинтересные задач для сотрудника – 30%;
- неумение выстраивать сбалансированное соотношение работы и отдыха – 28%;
- рутину и сверхнагрузку – 17%.
Последствия плачевные, но повлиять на причины – вполне по силам управленцам.
Низкая мотивация персонала
Низкая мотивация персонала вредит компании не меньше, чем прогулы и отвлечения. Более того, именно отсутствие мотивации зачастую становится причиной такого нерадивого отношения к своим трудовым обязанностям, иногда даже приводит к увольнению – в поисках новизны и в погоне за желанием с радостью идти на работу сотрудники готовы менять работодателей.
Причинами низкой мотивации могут быть факторы внутренние или внешние. Конечно, чтобы выяснить внутренние, не каждый руководитель готов «лезть в душу» подчинённому, но открытый диалог приветствуется. А вот внешние вполне возможно исключить силами управленца:
- недостаток квалификации, профессиональных навыков. Задачи могут страшить сотрудника, потому что у него не хватает знаний и навыков;
- недооценка. Каждый специалист хочет получать достойный фидбек о проделанной работе. Если усердие и достижения не замечают, стимул трудиться теряется;
- несоблюдение договорных отношений. Обещали премию по итогу проекта, а в результате про обещания забыли – ситуация, которая демотивирует;
- пренебрежение инициативностью. Если стремления, предложения, начинания откровенно игнорируют, сотрудник со временем теряет смысл продумывать нетривиальные решения задач;
- отсутствие карьерного роста. Причина банальная, но она в ТОПе антимоивационных.
Способы борьбы с прокрастинацией и ленью сотрудников
Нет ни одного руководителя, который бы не сталкивался с ленью и прокрастинацией в коллективе. Хорошая новость: с такими явлениями можно и даже нужно бороться, тем более, что существуют вполне определенные и довольно простые способы. Что под силу любому начальнику:
- Правильно ставить задачи.
Чем понятнее то, что нужно получить в результате, тем проще подобрать оптимальные инструменты для достижения и легче приняться даже за самое сложное, на первый взгляд, задание. Не стоит заставлять подчинённых гадать, что же имел ввиду руководитель и как представляет себе итог.
- Грамотно распределять обязанности.
Управленец на то и управленец, чтобы видеть всю картину целиком и знать, на что способны его подчиненные. Не стоит давать новичку задачу, которая заведомо под силу только настоящему аксакалу, излишний груз ответственности также может «придавить» начинающего работника.
- Дефрагментировать масштабные задачи.
Опираясь на полное видение состояния дел или проекта, лучше «выдавать» задачи небольшими порциями или делить большие объемы работ между коллегами, тогда масштабы не будут пугать и задачу не будут откладывать в долгий ящик.
Конечно, вопросы мотивации лучше не оставлять «за бортом» – влюбленный в компанию и профессию сотрудник с большей вероятностью будет показывать впечатляющие результаты и с меньшей – саботировать рабочий процесс.
Правильная мотивация сотрудников
65% работающих жителей России в опросе сервиса Работа.ру признаются, что ключевым фактором мотивации для них являются стабильные премии, 56% – регулярный рост зарплаты. Но не финансами только можно мотивировать персонал: для 40% стимулом к работе становится возможность удалёнки, 29% указали тимбилдинги, 21% – возможность обучения.
Правильная мотивация – это грамотное сочетание материальной и нематериальной. Последняя базируется на создании чувства причастности к общему делу и успехам компании, объективной оценке заслуг. А для этого больше нужно время и желание руководителя, нежели денежный фонд. Хотя одно другого не исключает. Чтобы мотивировать сотрудников нематериально, нужно:
- создать комфортные условия для работы. Удобное кресло, техника, которая не тормозит, возможность пообедать в спокойной обстановке и так далее;
- правильно организовать рабочие процессы. Понятные схемы взаимодействия, круг обязанностей, регламенты для выполнения задач;
- обозначить чёткие перспективы. Прозрачная организационная структура компании и возможность подниматься по карьерной лестнице;
- наладить простые коммуникации с руководством. Возможность обратиться с вопросом, уточнить, спросить совета, поделиться соображениями и идеями;
- давать регулярную обратную связь. Периодическая оценка работы в режиме диалога;
- перейти на гибкий график. Сдвиги в рабочем графике, гибридный формат, если это позволяет специфика должности сотрудника;
- официально признавать заслуги ТОП-менеджментом компании. Доска почёта, грамоты, благодарственные письма – формат любой;
- организовать корпоративное обучение. Организация внутренних сессий, митапов, конференций, где более опытные сотрудники делятся своими наработками, практики наставничества;
- устраивать неформальные мероприятия. Корпоративы, спортивные соревнования, туристические походы и т.д..
С материальной мотивацией дело обстоит несколько сложнее: здесь важно объективно оценивать работу и вклад каждого сотрудника, чтобы не создавать в коллективе напряженную обстановку. Лучший способ – исключить в этом вопросе человеческий фактор, переложить ответственность на непредвзятых «экспертов» – системы мониторинга рабочего времени персонала.
Автоматический контроль работы сотрудников
Автоматический контроль работы сотрудников решает вопрос низкой эффективности сразу со всех сторон: во-первых, помогает эту эффективность измерить; во-вторых, понять, почему сотрудники не хотят работать; в-третьих, создать действенную систему мотивации. Например, решение российского разработчика – программа автоматического мониторинга рабочего времени CrocoTime – может показать:
- как долго длится рабочий день каждого специалиста, во сколько он начинает работать, во сколько заканчивает, как часто опаздывает;
- сколько времени тратит на отвлечения – какую часть рабочих часов проводит на непрофильных ресурсах, в разговорах с коллегами и родственниками, переписках в чатах не по теме;
- как долго решает те или иные задачи, какие инструменты для этого использует – к вопросу о квалификации и наличии необходимых навыков для выполнения заданий руководства;
- как распределяется нагрузка между специалистами, кто работает на износ, а кто остается невостребованным.
Эти данные помогут в диагностике профессионального выгорания, снижении мотивации, а заодно позволят объективно оценить вклад каждого специалиста в общее дело. Сослаться на личное, предвзятое отношение руководства не получится – система собирает информацию без участия человека, внести коррективы не может ни сотрудник, ни начальник. Табели формируются автоматически для расчета заработной платы, а зафиксированные успехи становятся основанием для премирования.
Система создает точную и подробную копию занятости специалиста в течение рабочего дня. Одна из возможностей программы – доступ к итогам можно открыть самому сотруднику, чтобы тот, посмотрев на себя со стороны, имел возможность исправить недочеты в использовании рабочего времени, если таковые есть, и наметить стратегию собственного развития в работе.
CrocoTime – инструмент организации внутренних бизнес-процессов, который помогает руководителю отслеживать эффективность работы команды, настроения в коллективе и грамотно реагировать на возникающие ситуации, которые могут случиться в любой компании.